Всё по плану: что такое планирование и зачем оно нужно

В чём суть планирования?

Планирование – это оптимальное распределение времени и прочих ресурсов для решения поставленных задач. Любая достаточно сложная работа нуждается в подготовке. И чем она сложнее, тем тщательнее нужно продумывать план действий, иначе значительная часть ресурсов может быть потрачена впустую. При грамотном использовании планирование позволяет экономно расходовать такие ресурсы как:

• Время. Многим людям кажется, что планирование – это трата времени, которого им и так не хватает. Но статистика говорит, что именно этим людям обычно удаётся сэкономить до 2 часов времени ежедневно, затрачивая буквально по 10-15 минут на планирование.
• Энергия. Некоторые авторы утверждают, что энергия – это более ценный ресурс, чем время. Планирование позволяет учитывать и этот фактор, оптимально распределяя силы по разным задачам.
• Отношения. Значительная часть конфликтов с близкими людьми связана с тем, что человек тратит личное время на работу. И чаще всего причиной оказывается неумение планировать рабочие задачи.
• Деньги. Неправильное планирование финансов заставляет многих людей тратить больше денег, поскольку им приходится переплачивать за срочные покупки или брать кредиты на невыгодных условиях.
• Потенциал. Потенциал личности – уникальный ресурс, которым обладает каждый из нас. Но если не уделять внимания реализации своих талантов, весь потенциал может быть израсходован впустую.

Грамотное планирование подразумевает, что человек оптимально распределяет свои ресурсы по разным задачам и не расходует их на то, что не приносит никакой ценности в его жизнь. При этом нет ничего плохого в том, чтобы потратить определённое количество времени и денег на хороший отдых, хобби или увлечение. Главное – понимать, что это действительно нужно.

Зачем тебе нужно планирование?

Планирование помогает мне не отказываться от мечты, а постепенно идти к ней. Я заметила, что многие люди ссылаются на пенсионный возраст как на период для исполнения своих желаний. «Вот выйду на пенсию и встану на сноуборд» или «Выйду на пенсию и открою кафе». Но никто как будто не задумывается — а вдруг у тебя просто не будет сил, чтобы сделать это?

За всё, что происходит в нашей жизни, ответственны только мы сами, и я придерживаюсь этой точки зрения. Именно поэтому мне так близко ретроспективное планирование: я сначала представляю идеальную картинку своей жизни, например, через пять лет, а потом возвращаюсь к настоящему и понимаю, что мне нужно сделать, чтобы это стало реальностью. Тогда я дроблю свои задачи на более мелкие. Связка с будущим — лучший мотиватор.

Планирование дисциплинирует

Умение дисциплинировать себя очень ценно для человека, который стремится достичь успеха в различных сферах жизни. Но, научиться этому не просто. Ежедневное планирование помогает нам дисциплинировать себя, ведь мы будем действовать в установленных рамках. Со временем ежедневное планирование поможет сформировать привычку к дисциплине, которую можно будет использовать в других сферах жизни.

Планирование упрощает рабочий процесс

Приступая к работе по составленному заранее плану, мы сможем гораздо проще справиться с ее выполнением, ведь будем иметь четкую инструкцию. Благодаря этому, можно меньше уставать от повседневной деятельности и не перегружать себя эмоционально и физически.

Планирование развивает пунктуальность

Ежедневное составление списка дел помогает научиться правильно оценивать свое время и распределять его. Благодаря этому постепенно развивается пунктуальность, и умение четко определить, сколько и на какую задачу потребуется времени. Если хотите быть «повелителем» своего времени, начните с ежедневного составления списков дел.

Планирование снижает уровень стресса

Повседневная деятельность каждого человека неизбежно связана со стрессом. Стресс деконцентрирует, нарушает нормальное функционирование организма и нервной системы, снижает производительность. Но, работа по списку позволяет существенно снизить уровень стресса.

Планирование способствует вдохновению

Наверное, многие люди любят работать в состоянии вдохновения. Когда вы окрылены, наполнены творческой энергией и вдохновением, вам любая задача кажется по силам. И вы справляетесь. Вдохновение раскрывает творческий потенциал, помогает решать даже самые сложные задачи легко и непринужденно. Чтобы пребывать чаще в таком состоянии, следует начинать практиковать ежедневное планирование. Пока вы записываете ваши дела, вы настраиваетесь на них, а свободная от забот голова с легкостью наполняется вдохновением.

Планирование способствует достижению целей

Об этом вам скажет любой успешный в своей жизни человек. Без четкого плана, конечно же, можно достигнуть поставленную цель, но на процесс ее завоевания уйдет значительно больше времени и сил. Имея перед собой четкий план действий, достигнуть цель легко и просто!
Как видите, преимуществ у ежедневного планирования очень много, и в этой статье описаны не все, но самые основные. Выработав привычку планировать, вы наведете порядок в своей жизни раз, и навсегда! 

Почему важно планировать?

Использование планирования в работе и личной жизни даёт массу преимуществ. Рассмотрим несколько наиболее очевидных и существенных:

• Высокая продуктивность. Это наиболее очевидный пункт, ведь суть планирования состоит именно в том, чтобы грамотно распределить время и прочие ресурсы, добиваясь максимально возможной продуктивности.
• Возможность ничего не забыть. У каждого человека изредка бывает так, что он вспоминает о какой-то важной задаче в последний момент и в спешке пытается успеть её выполнить. Но если задача внесена в план, забыть о ней невозможно.
• Проактивность во всех сферах жизни. Человек, отказывающийся от планирования, использует реактивную модель поведения. Его действия являются реакцией на внешние события, а не наоборот. Гораздо более эффективной моделью поведения является проактивность, но в полной мере она доступна лишь тем, кто использует планирование во всех сферах жизни.
• Принятие лучших решений. Имея больше времени на обдумывание, человек принимает лучшие решения из доступных вариантов. Если же делать выбор в последний момент, велик шанс поспешить и прогадать.
• Качественный отдых. Невозможно быть эффективным, если не отдыхать и не восстанавливать силы. Человек, умеющий планировать своё время, всегда найдёт возможность хорошо отдохнуть.

Грамотное планирование гарантирует успешное начало и своевременное завершение любых дел, сохраняя человеку достаточно времени для качественного отдыха и полноценной личной жизни. Поэтому любой человек, желающий привнести положительные перемены в свою жизнь, должен в первую очередь обратить внимание именно на этот инструмент.

Как это влияет на бизнес

Когда все планы согласованы и ограничения разрешены, то Планирование с участниками S&OP процесса представляют всю информацию для руководства компании на заключительной встрече месяца (так называемая S&OP Executive meeting) для принятия управленческих решений по дополнительным инвестициям в продажи, перераспределению ресурсов и приоритетов для достижения бизнес-целей.

Помимо операционной работы, в службе Планирования Яндекс.Маркета большое внимание уделяется развитию внутренних инструментов, которые создаются с нуля вместе с нашими IT-коллегами. Для этого в команде есть целое направление Х-функциональных проектов, которое создает системные решения и автоматизирует различные задачи на стыке Планирования, логистики, коммерческого департамента, В2В и других отделов. Сюда относятся наши внутренние инструменты по управлению входящим потоком на склады и календарь поставок, система управления товародвижением и жизненным циклом товаров, модели по оптимизации цепей поставок и многое другое, что мы активно разрабатываем и создаем собственными ресурсами, где каждый может привнести свою экспертизу, подать идею и воплотить её в жизнь в командной работе с IT. Это даёт дополнительные возможности для внутренних ротаций и горизонтального развития.

С чего начать?

Многие люди, даже осознавая важность планирования, не используют его. И основное препятствие – это отсутствие чёткого понимания, как сделать его частью своей жизни. Помочь в этом могут следующие шаги:

• Выбор метода. Нельзя игнорировать личные психологические и физиологические особенности, поэтому на первом шаге нужно выбрать, какой именно метод будет наиболее удобным с учётом ритма жизни, энергичности, усидчивости и способности концентрироваться.
• Выбор времени. Важно сразу выбрать определённое время для составления планов. К примеру, ежедневные дела можно планировать по вечерам в 21:00, план на следующую неделю уместно составлять в воскресенье, а на следующий месяц – в последний день предыдущего.
• Вырабатывание привычки. Выбрав метод планирования, который кажется наиболее удобным, необходимо применять его ежедневно, не пропуская ни одного дня. Именно так вырабатываются и закрепляются полезные привычки.

Хорошее начало – залог успеха. Многие люди, ориентируясь на данный принцип, стремятся сразу найти идеальную методику планирования дел. А пока такой методики нет, они вообще не составляют планов. И это главная ошибка. В данном случае хорошее начало – это применение любой системы планирования. Она не обязана быть идеальной, главное – выработать и закрепить привычку. А если выбранная методика покажет своё несовершенство, ничто не мешает заменить её в любой момент.

Планирование: краткосрочное и долгосрочное

Планирование — это распределение времени в соответствии с приоритетами.

Основные виды планирования:

• Долгосрочное планирование — это составление планов на продолжительный отрезок времени, например на несколько лет. Однако если ваша глобальная цель не требует так много времени (например, к ЕГЭ вряд ли кто-то осознанно готовится за пять лет), то долгосрочным планированием могут считаться планы на год или два. Долгосрочное планирование помогает людям и компаниям представить себе глобальную стратегию, большие планы.
• Краткосрочное планирование — это распределение времени на маленькие отрезки для последовательного выполнения мелких задач. Для них может потребоваться, например, день, несколько дней или неделя. Краткосрочное планирование помогает встроить в расписание и рутинные дела, и учёбу, и хобби, и отдых.‍

Что это за система — «коробочки»?

Я смотрю на свою жизнь как бы сверху и представляю свои занятия, роли и проекты в виде «коробочек». Каждую из них называю соответствующе: «Здоровый образ жизни и внешний вид», «Друзья и родители», «Профессиональное обучение и нетворкинг». На каждую «коробку» я вешаю две бирки: как выглядит идеальное состояние в ней и почему она так важна для меня.

Каждую неделю я записываю несколько новых целей для каждой «коробки» и держу в голове три — пять коробок, которые для меня приоритетны. Остальные я просто держу в уме.

Я всегда оставляю пространство для манёвра — время без планов, чтобы порефлексировать, отвлечься, увидеть новые возможности.

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

• Важно и срочно — сделать.

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

• Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

• Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

• Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут. 

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Расставьте приоритеты

Не всегда можно точно оценить, сколько времени потребуется на решение определённой задачи. Поэтому нет ничего страшного в том, чтобы перенести часть задач на следующий день. К слову, многие авторы рекомендуют именно такой подход: вычёркивать задачи по мере выполнения, а оставшиеся не вычеркнутыми в конце дня перенести на следующий день. Исходя из этого, очень важно понимать, какие задачи наиболее важны и должны быть выполнены в первую очередь.

Ещё одним важным аспектом планирования является соблюдение дедлайнов. Все задачи, для которых можно достаточно точно прогнозировать время выполнения, должны иметь свой дедлайн. Если приоритет задачи не очень высок и никакой срочности нет, дедлайн можно устанавливать непосредственно в момент начала работы над ней. При этом важно, чтобы между задачами присутствовал небольшой «временной буфер», позволяющий компенсировать непредвиденные форс-мажоры.

Заниматься планированием необходимо ежедневно (включая все выходные и праздники). Очень важно не пропускать ни одного дня, независимо от физического или эмоционального состояния. Поначалу это может показаться затруднительным, однако через 2-3 недели данное занятие превратится в привычку, которая будет приносить ощутимую пользу.

Вычеркивайте завершённые дела

Некоторые люди начинают записывать дела, но игнорируют этот очень важный пункт. Вычёркивание завершённых дел даёт нам больше контроля, делает записи более наглядными, а также является дополнительным источником мотивации.

Секрет в том, что вычёркивание даёт ощущение того, что сделано нечто важное. А в такие моменты дофаминовая система поощрения награждает нас небольшой порцией дофамина. Поэтому очень важно вычеркивать каждое дело непосредственно после его завершения. Не нужно ждать, пока их накопится несколько, и лишь потом вычёркивать все сразу – это не даст такого ощущения контроля.