Тайм-менеджмент по помидору

Что такое техника Pomodoro

Техника Pomodoro – один из элементов тайм-менеджмента для эффективного контроля времени. Суть метода – разбивка времени на небольшие удобные промежутки, в течение которых решается только одна рабочая задача. Один временной отрезок = одна «помидорка».

Почему «Помидор». Такое название системе контроля над временем дал Франческо Черилло, который искал действенный способ для повышения успеваемости в ВУЗе и нашел его при помощи кухонного таймера в виде помидора.

Классическая версия Помидорро предлагает использовать для работы 25 минут, потом делать 5 минут перерыва, а после четырех блоков отдыхать полчаса. Этот вариант считается эталонным, так как:

• минимизирует вероятность отвлечься на что-либо постороннее;
• сохраняет концентрацию на выбранной задаче;
• увеличивает эффективность и производительность.

Но! Интенсивный ритм жизни и огромная занятость диктует свои правила, заставляя увеличивать время «помидорок» все больше и больше. И возникает вопрос: какая же эффективность должна быть?

В чем суть системы управления временем

Суть метода очень кратко: определяете задачу — ставите таймер на 25 минут — затем перерыв пять минут — снова 25 минут — через четыре таких сессии перерыв на полчаса, чтобы дать мозгу передышку.

Более подробно о том, как это работает, и что вам нужно сделать, если вы решили, что система pomodoro — то, что стоит применения, пошаговая инструкция:

1. Шаг первый. Вы решаете, какую задачу вам необходимо выполнить.
2. Шаг второй. Вы прикидываете, сколько примерно времени вам на нее нужно. Здесь лучше быть реалистом, чем оптимистом, и заранее закладывать на задачу больше времени, чем, как вам кажется, вы с ней справитесь, потому что вас всегда могут отвлечь, задача может оказаться сложнее, чем предполагалось, или вы будете менее сфокусированными — мало ли, что может произойти. Прикинув количество времени, вы определяете, сколько это «в томатной валюте» — то есть, сколько отрезков работы по двадцать пять минут вам потребуется.
3. Шаг третий. Если на задачу требуется больше четырех помидорных отрезков (больше двух часов) — лучше разбить ее на две. Лично я (а я работаю по методу помидора буквально всегда и уже успела адаптировать его под себя) так не делаю, я просто выделяю время, которое готова выделить на задачу, но вообще это может помочь, если большой массив работы вас парализует и кажется слишком неподъемным. Если так, то разделите большую задачу на две маленьких, либо на этапы. Например, у меня стоит задача: написать статью. Я понимаю, что это займет больше двух часов. Тогда я делю процесс написания статьи на три этапа: сбор информации для статьи (два помидора, то есть, час), написание самой статьи (четыре помидора — два часа), и вычитка (один помидор).
4. Шаг четвертый. Включайте таймер и начинайте работать. Спустя четыре помидора — сделайте перерыв (от пятнадцати до тридцати минут).
5. Шаг пятый: выполняете задачу, ставите галочку напротив нее, ощущаете себя молодцом. Вы восхитительны.

Как работает техника pomodoro

Как я уже говорила, технику помодоро можно применять в работе, учебе, а также в домашних делах. Она полезна, как для мам в декрете, так и для занятых бизнесменов.

Сначала займитесь планированием на листе бумаги. Так как вы новичок и только начинаете приспосабливаться к методу планирования помодоро, не стоит расписывать дела на неделю вперед.

Пишите сначала важные дела, двигайтесь к задачам полегче. Убедитесь, что все написано верно. Теперь подошло время для запуска таймера помодоро. Так называемый помидор – это отрезок времени. Он равен 25 минутам работы и 5 минутам отдыха. Сейчас возникает масса споров по поводу временных отрезков, но в статье мы разберем классический вариант: 1 помидор = 30 минут. Впоследствии вы сможете откорректировать метод под себя.

Теперь все готово для эффективной работы. Задачи расписаны, запускайте таймер на 25 минут. Работайте спокойно, не отвлекайтесь на посторонние дела. Если кто-то позвонил в это время, не отвечайте, перезвоните позже. По себе могу сказать, что в первое время будет напряжение, вы как будто будете ждать заветного звонка, как перемены в школе. Хотя, казалось бы, 25 минут – не так уж много для продуктивной работы. После звонка нужно отдохнуть 5 минут. Не думайте о работе, отвлеките себя. Затем опять приступайте к труду. После того, как 4 помидора по 30 минут были «съедены» устройте себе длительный перерыв 20-30 минут. В это время можно перекусить, размяться, как следует.

Если задача выполнена, вычеркните ее из списка дел. Так вы лучше будете ориентироваться в своей занятости и эффективности.Если вам удобно, воспользуйтесь одним из приложений для компьютера или мобильного телефона, например, Pomodoro Tracker.

Сколько длится правильный «помидор»?

На этот вопрос нет единого правильного ответа. Кто-то может сконцентрироваться и работать 40-50 минут безе перерыва, у другого же человека эффективность снижается через полчаса рабочего времени. Чтобы выяснить наиболее эффективный диапазон по технике Pomodoro, стоит:

• провести несколько тестовых дней;
• каждый день работать в разных режимах;
• увеличивать «помидорку» каждого дня на 5 или 10 минут;
• подобрать оптимальный для себя темп работы.

Фрилансеры, которые используют Pomodoro на постоянной основе, говорят, что лучшая по продуктивности схема 50-10 или 50-5-5. В первом случай 50 минут выделено на работу, 10 – на кофе или отдых; второй вариант более правильный с точки зрения здоровья: 50 –работу, 5 – спорт-пауза, 5 – другой отдых.

Как работать с таймером

Есть ситуации, когда проигнорировать новую задачу невозможно. Например, что-то нужно сделать незамедлительно, а вы заняты текущим делом. Выход есть. Отключите таймер, останавливать ни в коем случае нельзя. Впишите новую задачу в список дел. Запускайте таймер помодоро заново и выполняйте. Затем обязательно возвращайтесь к предыдущей задаче.

Если выполнить ее уже невозможно, ставьте напротив нее прочерк. Во время планирования по технике помодоро напротив каждого дела рисуйте столько помидоров, сколько потратите времени на выполнение. Затем вычеркивайте их. Первое время будут сложности с правильной расстановкой. Не огорчайтесь, практикуя метод каждый день, вы скоро станете экспертом тайм-менеджмента.

Не забывайте анализировать ваш список в конце дня.

Для кого лучше всего работает техника Помодоро

Технику Помодоро часто отстаивают разработчики, дизайнеры и другие люди, которым приходится регулярно выпускать пакеты творческих работ.

По сути, это люди, которые действительно должны что-то производить, чтобы их оценили другие. Это означает, что все, от авторов, пишущих свою следующую книгу, до инженеров-программистов, работающих над следующей большой видеоигрой, могут извлечь выгоду из временных рабочих сессий и перерывов, которые предлагает Pomodoro.

Однако это также полезно для людей, у которых нет таких жестких целей или много работы. Любой другой человек с разным типом работы также может извлечь выгоду.

Если вы инженер с короткими задачами, вы можете установить таймер и начать работать с ними, пока ваш таймер не выключится. Затем наступает время перерыва, после которого вы возвращаетесь и забираете то, на чем остановились, или начинаете новую партию тикетов.

Если вы делаете поделки или работаете своими руками, частые перерывы дают вам возможность отступить назад и пересмотреть то, что вы делаете, подумать о своих следующих шагах и убедиться, что вы не устали. Эта система замечательно адаптируется к различным видам работ.

Наконец, важно помнить, что Pomodoro – это система производительности, а не набор кандалов. Если вы продвигаетесь вперед и таймер выключается, то можно поставить таймер на паузу, закончить то, что вы делаете, а затем сделать перерыв.

Цель состоит в том, чтобы помочь вам попасть в зону и сосредоточиться, но это также напоминает вам, что нужно выйти на воздух и отдохнуть.

Как сделать метод Помидора эффективнее

В этом разделе я расскажу, каким правилам нужно следовать, чтобы метод Помидора стал для вас еще эффективнее и с какими другими методиками тайм-менеджмента его можно сочетать.

1. Не отвлекайтесь. Это — главное правило использования метода Помидора, без которого все просто теряет смысл. Если вы поставите таймер и пойдете заниматься своими делами (а не выполнять задачу, на которую вы поставили таймер) — ничего не сработает, увы. Для того, чтобы не отвлекаться, организуйте себе соответствующие условия: попросите родных и коллег не беспокоить, отключите на время интернет или оставьте только вкладки, нужные вам по работе, уберите телефон подальше (кстати, доказано, что даже само наличие телефона на столе уже снижает продуктивность, потому что мозгу приходится постоянно справляться с соблазном взять его и отвлечься от работы).
2. Не игнорируйте перерывы. Бывает, что классическая помидорная сессия вам не подходит, и спустя двадцать пять минут вы еще хотите работать, и перерыв вам не нужен. Если так, то сделайте рабочую сессию длиннее, но не убирайте отдых вообще. Отдых должен быть регулярным, он поможет вашему мозгу оставаться свежим, сфокусированным.
3. Если вы закончили раньше, чем прозвенел таймер — лучше заняться чем-нибудь еще, тоже полезным, чем уходить на перерыв раньше времени. Но здесь смотрите сами, по своему состоянию: если вы устали, но знаете, что вернетесь к работе, когда прозвенит таймер следующего помидора — можете отдохнуть. Если не уверены, то отнеситесь к себе построже и переключитесь на следующую задачу, пока не прозвенит таймер отдыха.
4. Если задача слишком большая и занимает больше четырех помидоров (то есть, до большого перерыва) — разделите ее на подзадачи или этапы, чтобы было легче.
5. Если у вас проблемы с мотивацией и умением фокусироваться — возможно, вам поможет четко прописывать задачу для каждого помидора, то есть, разбивать общую задачу на несколько маленьких шагов, которые вы сможете выполнить за двадцать минут.
6. В свою очередь, если задач несколько, и они меньше одного помидора — вы можете объединить их в одну. Например, задачи «помыть посуду», «смахнуть со стола пыль», «протереть плиту» можно выделить в блок «уборка» и выделить на это один помидор.
7. Во время перерывов необходимо переключаться. То есть, если вы выполняете интеллектуальную работу — нужно встать, подвигаться, выполнить физические потребности. Если вы трудитесь физически — логично в перерыве немного полежать, перевести дыхание, дать организму остыть. Если вы работаете интеллектуально, а в перерыве листаете ленту в соцсети — это не будет восприниматься мозгом как отдых, поскольку и там вы нагружаете одни и те же зоны мозга.
8. Постарайтесь не делать ничего слишком увлекательного во время перерыва, потому что это помешает вам вернуться к работе. Знаю на собственном печальном опыте. Идеальные занятия для перерыва: встать из-за стола, сделать несколько физических упражнений, налить чаю, перекусить, открыть окно и подышать. Плохие занятия: смотреть видео, читать книги, завязывать с кем-то беседу — это вас увлечет, и вы не сможете вернуться к работе.
9. Составляйте список задач для выполнения заранее. Кто-то делает это утром, кто-то вечером предыдущего дня — как удобно, но всегда заранее, чтобы не ставить свой мозг в положение неизвестности, когда непонятно, что делать, и нужно тратить ресурсы на распределение приоритетов. Это тоже интеллектуальная работа, а вам ресурсы вашего мозга нужны для другого.
10. Используйте метод «1-3-5», он идеально сочетается с методом Помидора. Суть в том, что на день вы планируете одну самую важную и приоритетную задачу и выполняете ее сразу, как только проснулись, пока у вас еще есть силы; три задачи менее важных, но все равно значимых; и пять мелких бытовых дел (их можно объединить в один помидор, как говорилось выше).

Как оценить результат

Порядок действий такой.

1. В начале дня вы планируете будущие задачи. Для этого сделайте таблицу из трех колонок: задача, количество помидоров на задачу (лучше нарисовать в виде пустых клеток, ниже объясню почему), и широкая колонка для записи причин, почему вы отвлеклись.
2. Выполняете задачи. Если помидор прошел нормально, вы не отвлекались — ставьте в пустом поле этого помидора галочку. Если отвлеклись — ставьте крестик и напишите в следующей колонке, почему именно вы отвлеклись и на сколько.
3. В конце дня проведите анализ.

В ходе анализа вам необходимо будет ответить на следующие вопросы: в чем причина отвлечения, было ли отвлечение действительно важным (одно дело — если вам внезапно захотелось посмотреть видео про котиков, и другое — если позвонила жена и сказала, что беременна), как мое отвлечение повлияло на работу (одно дело — если вы отлучились на минуту налить чаю, и другое — если залипли на несколько часов) и, самое главное, что сделать, чтобы не отвлекаться.

Обратите внимание, эти статьи могут быть вам интересны:

• Что такое SWOT анализ и примеры применения в жизни (+шаблоны)
• Матрица приоритетов Эйзенхауэра – Готовые шаблоны, примеры и как её пользоваться
• Принцип 3-х дел – Суть, Примеры и Инструкция к применению
• Пирамида Бенджамина Франклина – Пошаговое составление и примеры
• Инструменты для тайм-менеджмента: Сервисы для заметок

Затем вы можете составить список самых частых отвлечений и написать, что вы будете делать в следующий раз, если почувствуете желание сделать что-то из списка.

Например, «Если мне захочется что-то узнать в интернете — я запишу этот вопрос, дождусь перерыва и узнаю, если это все еще будет для меня важным», или «Если мне поступит новое задание в ходе выполнения предыдущего — я запишу его, закончу текущий помидор и посмотрю, нужно ли выполнять задание прямо сейчас, или это может подождать».

Такой метод помогает вашему мозгу, дает опору: ему проще будет решить сделать то, что вы уже для него определили, нежели что-нибудь новое.

Приложения и сервисы онлайн

Вы можете использовать таймер помодоро онлайн, например:

• PomodoroTracker (https://pomodoro-tracker.com/)

Помидорный таймер прямо в браузере. Он позволяет записать свои задачи, цели на день, определить длину помидора, длину отдыха, через сколько помидоров будет длительный отдых. Чтобы сохранять статистику — можно зарегистрироваться или скачать приложение на компьютер.

• Таймер Михаила Бакунина https://bakunin.com/pomidor/

Функции аналогичные, но дизайн еще проще и более минималистично. Функция статистики отсутствует, только история.

Или скачать приложение на телефон: Focus To-Do.

Этим приложением пользуюсь я.

Здесь можно распределить задачи по папкам (проектам, например «работа по дому», «работа», «хобби»), включить какой-либо белый шум (шум ветра, треск костра, дождь) на фон во время работы таймера, определить звук уведомления.

В платной версии есть удобная функция отчета за день, которая даст вам понять, что вы делали за день, какому проекту уделяли внимания, а какому нет, а в какие часы прокрастинировали. На телефоне есть красивая коллекция фонов для таймера.

Есть версия для Android, Apple, веб-клиппер для Google Chrome и других браузеров.

• Приложение Pomodoro Timer

Максимально минималистичный таймер, ничего лишнего, только несколько кнопок настройки длительности периодов и визуального оформления. Без рекламы, все бесплатно. Хорошо подойдет, чтобы оценить, подходит ли вам метод Помодоро.

• Приложение Focum Time Reborn

Приложение интересно развернутой статистикой: цели на день, когда вы работали, а когда нет, сколько помидоров закончили, а сколько отменили. Плюс вас будут подбадривать во время работы, что тоже приятно. Совместимо со всеми устройствами.

Если ваша основная проблема — фокусировка, то попробуйте приложение Forest (для Android) или Plantie (для Apple).

Суть в том, что вы ставите «выращиваться» виртуальное дерево или растение. Идет таймер, дерево растет, и пока вы работаете, не отвлекаясь, не беря в руки телефон и не закрывая приложение — дерево растет и живет, но если закроете, то оно погибнет. Так приложение играет на ваших эмоциях и азарте: сколько еще деревьев получится вырастить.

Плюс можно зарабатывать игровую валюту с помощью своей продуктивности (каждый успешно законченный «помидор» — немного игровой валюты) и покупать новые виды деревьев, а статистика оформлена в виде виртуального леса. В платной версии приложения есть возможность заняться благотворительностью и отчислять небольшой процент на сохранение настоящих деревьев.

Из больших приложений для планирования жизни таймер Помодоро встроен в приложение TickTack, Week и AnyDo.

Помимо приложений вы можете использовать каналы с таймерами Помодоро на YouTube. Я использовала их для того, чтобы не отвлекаться на YouTube по-настоящему (не можешь победить — возглавь и все такое).

Суть в том, что на таких каналах публикуется видео, где просто идет таймер, а в определенное время срабатывает сигнал об отдыхе, все как в настоящем таймере помодоро, но это видео. На фоне может звучать музыка или звуки определенной обстановки, чтобы помочь вам сосредоточиться. Примеры таких каналов:

• Bruno Ximenes (https://www.youtube.com/user/TheBrxm/videos) — длинные таймеры с музыкой для сосредоточенности на фоне.
• Timer (https://www.youtube.com/c/TheTimer/videos) — много различных таймеров на любой вкус и цвет, не только для работы, но и для тренировок.
• Peaceful Ambience (https://www.youtube.com/c/PeacefulAmbience/videos) — видео-таймеры, где автор создает на фоне атмосферу того или иного фэнтези-мира, чтобы вы могли ощутить себя студентом Хогвартса из «Гарри Поттера» или как будто вы учитесь в Ривенделле из «Властелина колец».

Также можно использовать в качестве таймеров видео в жанре study with me. Суть в том, что на видео вы видите блогера, который учится или работает, следуя технике Помодоро.

Это помогает сосредоточиться, поскольку создает ощущение присутствия, будто вы учитесь вместе с кем-то, и не хотите его отвлекать или показаться менее сосредоточенным. Плюс включается азарт, соревновательность, желание успеть раньше, чем блогер на видео. Иногда на таких видео есть фоновая музыка, иногда только звуки окружения. Список каналов:

• Study Bootcamp (https://www.youtube.com/channel/UCNsikNMiNjAoN2mMOi5j_aw)
• The Sherry Formula – успокаивающие звуки или музыка на фоне (https://www.youtube.com/channel/UCHQANlBGMJPaOkmNio0zEJQ)
• Zach Highely (https://www.youtube.com/c/ZachHighley/videos)
• TheStrive Studies (https://www.youtube.com/channel/UCSQkQjPhnZw12Hj-SfsbX8w)
• Sebastian Pie (https://www.youtube.com/c/SebastianPirie/videos)

№1 Выбирайте приоритетную задачу

Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчёт, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы. Используя метод Pomodoro, руководитель оценит ситуацию целиком и поймёт, что важно сделать прямо сейчас, а что можно отложить.

№ 2. Рассортировать их по приоритету

Вот теперь начинается самое интересное – расставляйте приоритеты. На первые позиции ставятся срочные задачи, у которых «горит дедлайн». Не факт, что они будут самыми сложными и большими, но от них точно будет зависеть успех всего рабочего процесса.

№ 3. Не отвлекаться

Не допускайте, чтобы проходящие и приходящие люди отвлекали вас от исполнения задуманного дела. Поставьте табличку или повесьте стикер с предупреждением. Можете предупредить всех, что в это время к вам лучше не подходить.

Хотя есть и другие отвлекающие факторы, тот же смартфон. Не отвечайте на звонки или письма – для этого вам специально отведены 5 минут после окончания ритуала. Включите беззвучный или авиарежим, отключите всплывающие оповещения. Ждите, пока время не подойдет к концу, и ни в коем случае не отключайте таймер раньше.

№ 4. Максимально сосредоточиться

Ничего общего с прошлым принципом, ведь здесь главное – 25 минут концентрироваться только на одном деле. Иногда это правило может восприниматься искаженно, и отсюда вытекает следующее…

№ 5. Не стараться выполнить одну задачу в один интервал

Если не укладываетесь, тогда просто остановитесь и продолжите в следующий интервал. Когда стараетесь сделать что-то одно за этот отрезок, качество в итоге может пострадать. Работайте в своем индивидуальном темпе. И только после того, как текущее задание подойдет к концу, вы приступаете к следующему.

№ 6. Не забывать о перерывах

Ни в коем случае не откладывайте перерывы и не забивайте на них. За эти 5 минут вы успеете хорошо отдохнуть и не выпадете из рабочего процесса, даже наберетесь каких-то новых идей. Но не забывайте – в перерывах надо полностью отвлекаться от работы, сменить род деятельности. Если кто-то к вам подходил, поговорите с ним, ответьте на письма или сделайте важный звонок.

Что общего у томатов и гибких методологий

Метод Pomodoro ― это алгоритм: «спланировать ― выполнить ― проверить ― исправить». Похожим образом работают agile-методологии, например Scrum.

Теперь вы знаете, что такое Pomodoro. Если хотите научиться управлять временем, это хороший старт, но есть и другие методы.

Если вы менеджер проектов и хотите попасть в сферу digital, то тайм-менеджмент будет полезным навыком, но далеко не главным. Также придётся научиться говорить с командой на одном языке, разобраться в технических терминах и циклах разработки ПО.

Если вы ― программист, который хочет стать руководителем, то вы уже хорошо подкованы в технической сфере. Осталось научиться тайм-менеджменту, тонкостям общения с командой и разобраться в методологиях управления.

Не так важно, на каком вы этапе. Если хотите понять кухню digital изнутри, помните правило: немного теории плюс много практики. Теория есть в интернете и специальной литературе, главное ― обращайтесь к проверенным источникам. Что насчёт практики? Выбирайте курсы, где дают не только посмотреть на процесс, но и «потрогать» его. Или, например, как в Skillbox — создать свой проект.