Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей. Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней. Если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

• А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
• В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
• С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
• D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

№12. Матрица Эйзенхауэра

Система работы матрицы

Суть метода заключается в сортировке дел при помощи вопросов: “Это важно?” и “Это срочно?” Лист бумаги делится на четыре квадрата, куда мы пишем “Срочно” и “Важно”, а за ними “Не срочно” и “Не важно”.

Квадрант А – это срочные и важные дела, то есть те, невыполнение которых ставит ваше достижение цели под угрозу. Главное, чтобы здесь было наименьшее или небольшое количество дел, так как этот сектор считают “пожарным”, когда дела нужно выполнять в срочном порядке.

Квадрант В — важные, но не срочные дела. Задачам из этого квадранта нужно уделять больше всего сил и внимания, ведь от него зависит ваше достижение целей. Это важные задачи, которые необходимо сделать, но без горящих дедлайнов и паники.

Квадрант С — срочные, но не важные дела. Эти задачи не помогают достичь цели, а наоборот, изматывают и отвлекают. Важно не перепутать задачи из квадранта С с квадрантом А.

Квадрант D — не срочные и не важные дела. Это задачи, которые не несут пользы для достижения цели, но в то же время это дела, как, например, разговор по телефону, переписка в мессенджере, поиск чего-либо в интернете.

№13. Система 4D

Метод Эдварда Рэя создан для тех, кто не может начать выполнять свои задачи. Система заключается в выборе одного из четырех действий:

• Do (сделать) — задачи, которые вы должны выполнить самостоятельно, их нельзя делегировать или убрать.
• Delegate (делегировать) — если у вас нет времени на задачу, перепоручите ее коллеге, ассистенту, секретарю и т.д.
• Delete (удалить) — иногда задача становится неактуальной и ненужной, в таком случае просто вычеркните ее из списка.
• Delay (отложить) — это сложные и объемные задачи, которые не должны быть выполнены срочно. В это время лучше выполнять более важные и срочные задачи, но не забудьте установить срок для выполнения отложенной задачи.

№14. Хронометраж

Система, которую можно использовать при необходимости узнать какое занятие занимает у вас больше времени, а на какие вы тратите меньше.

Метод строится на анализе затраченного времени: мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом делаем анализ на что у нас уходит время. При помощи этого метода мы можем узнать сколько времени у нас уходит на главные и второстепенные дела, как мы распределяем его между сферами жизни, и на что чаще отвлекаемся. Эта система также помогает выявить “хронофагов” – те дела, которые забирают у нас больше всего времени.

№15. Система Тима Ферриса

Тим утверждает, что работа не должна занимать больше времени, но ваша концентрация внимания должна быть максимальна. Таким образом, время работы должно составлять 20%, но ваш фокус должен быть на наиболее важных задачах, все остальное время можно отвести на второстепенные и рутинные задачи.

В основе системы лежат два правила: первое — правило Парето, которое говорит, что 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе — известное как закон Паркинсона, сообщает, что во время работы вы должны быть максимально сконцентрированы на ней.

Важно помнить, что такая система подходит людям с гибким графиком, представителям творческих профессий и фрилансерам, которые сами планируют время на выполнение той или иной задачи.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

• Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
• Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
• Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
• Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
• Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
• Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
• Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
• Распределяйте дела на неделю равномерно.

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

Обновлено 02.12.2022 ТекстНаталья Шацкова Саморазвитие Agile Как это устроено

Правила эффективного распорядка дня

• День нужно планировать заранее. Можно с вечера предыдущего дня, можно утром, но заранее, чтобы иметь четкий план действий и знать, на чем нужно сфокусироваться.
• 1-3 главные задачи в день. Не нужно пытаться запихнуть в день больше, чем туда помещается.
• Для этого заранее предположите, сколько времени уйдет на каждую задачу, постарайтесь при этом быть реалистом. Так вы сразу поймете, если выходите за рамки восьмичасового рабочего дня.
• Не забывайте выделять время на отдых и еду, вы не сможете все время только выполнять задачи.
• Распределите рабочее время в соотношении 60/40%, где 60 — это время, которое вы распределяете для работы, а 40% — это время для форс-мажоров и отдыха.
• Самое трудное — в первую очередь. Приниматься за это трудное дело нужно сразу, не позволяя себе упасть в хронофаг.
• Учитывайте биоритмы (в какое время суток вам легче работать).
• Лучше встать раньше утром, чем задержаться позже вечером, поскольку вечером, даже если вы сова, вы уже устали и будете непродуктивны.

1. Планировать день заранее

Когда вам хочется успеть многое, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день — мозг впадает в прострацию.

Он не понимает, что от него требуется, за что хвататься. Он словно стоит перед огромной горой дел и не понимает, как успеть сделать все дела за день.

И он решает «Давай сначала кофе попьем, а потом что-нибудь с этим решим. Попил кофе? А в соцсетях посидел? Со всеми коллегами поговорил? Ну, тогда давай сделаем какое-нибудь совсем маленькое дело, а то я уже устал». И вопрос «как многое успевать за день» остается без ответа.

Чтобы так не было, нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много нужно успеть. План помогает не впадать в подсознательный страх перед грудой дел, а выявить в ней два-три главных и сразу же приступать к решению.

Таким образом в конце дня вы будете усталым, но удовлетворенным, потому что успел много сделать, причем быстро, и уже понимаешь, что делать дальше, и как успевать больше и завтра тоже.

2 Строй список дел вокруг своих целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

3. Разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

5. Посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

6. Выбери свой инструмент планирования

Итак, ты определился с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из самых популярных вариантов:

7. Устрани отвлекающие факторы

Оставайся сосредоточенными, устраняя факторы, которые отвлекают тебя от целей на день, особенно если основная часть твоей работы выполняется с компьютером. Если это возможно, закрой ненужные вкладки, поставь телефон на беззвучный режим или хотя бы отключи ненужные уведомления.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используй специализированные блокировщики сайтов, чтобы сделать отвлекающие приложения недоступными в течение нескольких часов подряд.

8. Следи за своим временем

Точно так же, как отслеживание бюджета может естественным образом помочь тратить меньше, контроль времени способен помочь тебе использовать его более эффективно.

Используй приложение автоматического отслеживания, например Rescue Time, которое собирает информацию о том, на что ты тратишь время в интернете и разделяет его на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее».

Ты можешь установить ежедневные цели производительности и заглянуть в приложение в течение дня, чтобы увидеть, приближаешься ли ты к ним или не успеваешь достичь.

9. Добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

10. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле

Вы наверняка уже не раз слышали о вреде многозадачности, особенно если вам много надо успеть за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать.

Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже взгляд на уведомление в телефоне — уже нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление нужно не меньше 15 минут. Поэтому отвлекаться — нерационально.

И уж тем более нерационально в погоне за желанием успевать делать много дел пытаться совместить одну задачу с другой, например, смотреть лекцию и попутно делать рабочую презентацию. В итоге вы не усвоите ничего из лекции, она будет просто шумом на фоне, и сделаете презентацию за 2-3 часа, хотя могли бы уложиться в один. Это нерациональный расход временных ресурсов.

Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы сделаете ее быстрее, меньше устанете (мозгу проще заниматься одной деятельностью, а не двумя) и быстрее сможете отдохнуть.

11. Избегайте хронофагов

То есть, пожирателей времени. Всего, что вы делаете, но оно не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.

Основной принцип работы с хронофагами: нужно заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая подводит вам к хронофагу.

• Пример: у вас есть привычка сразу после пробуждения залезать в соцсети с мыслью «только проверю новости», и в итоге застревать там на несколько часов.
• Что нужно сделать: заранее решить, что вы либо не будете заходить в соцсети, либо, если это произошло, проведете там не больше десяти минут (можно поставить таймер).
• Принцип здесь следующий: в хронофаг вы проваливаетесь, потому что вашему мозгу легче выбрать хронофаг, чем придумать, как организовать свое время, чтобы все успевать, и заниматься работой. Продумывая заранее свои действия, вы даете мозгу костыль, на который он сможет опереться и вспомнить: «Ага, я же решил в такой ситуации сделать вот это! Так и поступлю».

12. Разбивать большие задачи на маленькие

Большая ошибка в попытках понять, как организовать свое время, чтобы все успевать — ставить себе глобальные цели, вроде «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью». При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут. Эти действия нужно продумать. Составить список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и провести свой мозг по ним к конечной цели. Такими маленькими шагами вы придете к конечному результату, даже не успев толком устать в процессе. А потом коллеги будут брать у вас консультации о том, как распределить свой день, чтобы все успеть, и льстить вашему самолюбию.

13. Используйте интервальный метод работы

Его открыл Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman), нейрофизиолог. Он выявил, что работе мозга свойственна интервальность. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.

Знаменитая «техника Помидора» основывается на открытии Клейтмана. Вам она наверняка известна: 25 минут сфокусированной работы — 5 минут отдыха — снова 25 минут работы — через 4 интервала получасовой перерыв. Но интервалы вы можете настраивать под себя, так, как вам удобно. Примеры: 25/5/30, 30/8/30 (мой случай), 45/15/45, 90/10/60. Так вы обернете физиологические свойства вашего мозга себе на пользу, когда многое нужно успеть, и вы пытаетесь понять, как успевать много дел за день.

14. Не забывайте отдыхать

Да, вы не ослышались! Невозможно разобраться, как правильно планировать свой день, если включать в расписание только работу, ведь каждому из нас нужен отдых. Здесь главное – соблюдать баланс. Слишком много трудиться не стоит, ведь тогда ваша продуктивность начнёт падать. Слишком много отдыхать тоже не следует – для этого есть выходные и отпуск. Наша задача – удачно совместить рабочее время и время на отдых.

Как научиться планировать свой день так, чтобы грамотно сочетать дела и отдых? Очень легко – вы сами, методом проб и ошибок, должны определить временной интервал. Например, работаете час, после чего десять минут тратите на передышку. Или так: трудитесь без перерывов два часа, а потом устраиваете пятнадцатиминутный релакс.

Отдыхать – не обязательно лежать на диване или смотреть в потолок. Вы можете выпить чашечку чая, немножко пройтись, прочитать новости или поговорить с кем-нибудь. Полезно будет сделать несколько физических упражнений – такая разминка ещё никому не вредила. Как планировать свой день, чтобы все успевать – и поработать, и отдохнуть? Только соблюдая баланс!

15. Заведите ежедневник

Вот мы и подошли к очень важному вопросу! Если вы хотите научиться идеально распределять время, то обязательно заведите себе ежедневник. Ведь как планировать рабочий день, если вам некуда выписывать/вносить задачи? Ежедневник может быть как бумажным, так и электронным, сейчас есть масса бесплатных функциональных таск-менеджеров. В конце-концов, можно воспользоваться простейшим блокнотом, чтобы вносить туда ежедневный список дел (хоть от руки, хоть на компьютере/телефоне).

Почему мы рекомендуем использовать специальные программы и приложения? Большинство современных сервисов прекрасно интегрируется и синхронизируется с календарями, рабочей и личной почтой, с напоминаниями и так далее. Это очень удобно!

Итак, как планировать свой день в ежедневнике? Как правило, страница разлинована на несколько частей по часам + выделено место для заметок. Вспоминайте, какие дела вас ждут завтра или послезавтра и вносите их в соответствующие строчки. Заранее выделяйте время на отдых – и лучше, если вы сразу отметите его в своем ежедневнике.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20». Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок. 

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.