SMART – правильная система постановки целей

Что такое SMART?

SMART – это тот редкий случай, когда аббревиатура соответствует содержимому. Перевод слова smart звучит с английского как «умный». Планирование по-умному. Отличное название!

Само слово разбирается на простые и понятные составляющие. Каждая буква наделена смыслом, и, вот секрет, пока не удастся проникнуться сутью каждого термина, система смарт для постановки цели работать не будет. Или плохо справится со своей функцией.

Почему так?

Потому что каждый элемент в этой системе имеет значение: для осознания цели, для ее формирования и достижения. Более того, при создании верной формулировки планируемых задач по «смарт» нередко происходит трансформация проектов – вырисовываются ранее незамеченные важные аспекты, нюансы, детали.

Займемся расшифровкой:

• S (Specific). Конкретно.
• M (Measurable). Измеримо.
• A (Achievable). Достижимо.
• R (Relevant). Согласовано.
• T (Time). Время.

Критерии смарт-целей

У SMART-целей 5 критериев, которые необходимо учитывать при постановке задачи. Именно благодаря им получится сформулировать задачу чётко и понятно.

Рассмотрим каждый критерий методики SMART.

S – Specific – конкретность цели

Под конкретностью подразумевается, что по формулировке будет понятно, какого результата вы стремитесь достичь. Цель должна быть такой, чтобы её нельзя было интерпретировать не так, как вы задумали. Это очень важно. Потому что, если сотрудник поймёт задачу по-другому, цель может и будет достигнута, но не так, как задумывалось.

Банальный пример. Под фразой «Приготовь ужин» можно понять что угодно – от котлет с пюрешкой до лазаньи под сливочным соусом.

Смарт-цель должна чётко отвечать на вопрос «Что делать?». «Почитать» – не подходит, «Прочитать 10 страниц «Война и мира» – подходит.

Нужно помнить, что одна цель должна отвечать за один результат. Если у вашего бизнеса несколько приоритетных направлений, для каждой нужно формулировать отдельную цель. То же и с личным планированием. Нельзя в одну цель уместить все сферы жизни. Нужно создавать несколько целей для каждого направления, которое вы хотите развивать. Это может быть хобби, личная жизнь, здоровье и т.д.

Этот критерий будет соблюдён, если ответить на вопросы:

• Чего вы хотите добиться, ставя эту цель?
• В каком случае цель получится достичь?

Когда вы точно поймёте, какого результата хотите достичь, то сможете честнее относиться к своей цели.

M – Measurable – измеримость цели

Это второй критерий SMART-цели. Он нужен для контроля результата. Если просто сказать «Я хочу похудеть», то, похудев на 100 грамм, можно будет считать цель выполненной. Потому что формально, так оно и есть.

Если цель можно измерить – в процентах, цифрах, количестве килограммов – это делает её более конкретной. И так намного легче отследить достижение. Кроме того, зная конкретное, измеримое число, легко детализировать задачу.

Допустим, вы поставили цель – написать за месяц 40 статей для своего блога. Применив несложные арифметические действия, можно установить: чтобы выполнить поставленную задачу, в день нужно писать по 2 статьи (если не учитывать выходные). Это выльется в ежедневную задачу. Также измеримость показывает, насколько вы близко или далеко от достижения цели.

Чтобы сформулировать измеримость цели, ответьте на вопросы:

• По какому показателю вы будете измерять цель?
• Какое значение этого показателя вы хотите достичь?

Например, показатель – количество поглаженных кошек, значение показателя – 3. Из этого следует, что ваша цель – погладить трех кошек.

Стоит отметить, что цель возможно измерять не только в количественном, но и в качественном показателе. К примеру, изучая английский язык, удобнее оценивать знания в уровнях – Intermediate, Advanced и т.д.

A – Achievable – достижимость цели

Чтобы выполнить поставленную цель, нужно знать, действительно ли её возможно достичь? Этот критерий можно ещё назвать реалистичностью.

Ставя цель, учитывайте все ресурсы, которые необходимо потратить на неё:

• Время, которое нужно потратить;
• Материальные возможности;
• Знания в определённой области;
• Наличие необходимых связей;
• Силы (физические и моральные).

Нужно обязательно проверять, возможно ли достичь цель, которую вы поставили. Если этого не сделать, есть шанс потратить имеющиеся ресурсы, но так и не добиться желаемого. 

Но это не значит, что нужно отказываться от того, чего вы хотите достичь. Просто нужно переформулировать цель, сделав её более реалистичной и достижимой.

Например, прочитать 1000 страниц за час и запомнить всю информацию невозможно физически. Значит, нужно переформулировать цель, увеличив время на выполнение.

На какие вопросы ответить, чтобы составить достижимую цель:

1. Достаточно ли ресурсов, чтобы выполнить цель?
2. Что поможет в достижении этой цели?
3. Что может помешать/на что обратить внимание?

Помните, что достижимость цели определяется по каждому человеку индивидуально. Например, рабочий на заводе не сможет купить замок на острове, а вот гений-бизнесмен-миллиардер – запросто. Также обстоит и с другими личными ресурсами.

R – Relevant – актуальность цели

Благодаря этому критерию определяется, действительно ли вам важна эта цель? Если вы хотите есть зимой свои овощи, но не готовы для этого работать в огороде, то эта цель не так уж для вас и важна.

Критерий актуальности поможет отсеять варианты, которые вам на самом деле не так уж и нужны. Если цель для вас действительно актуальна, она не только принесёт радость при выполнении, но и достигнется с удовольствием.

Ответьте на вопросы, чтобы понять, актуальна ли для вас цель:

• Вы действительно хотите её добиться?
• Какую выгоду вы получите?

Кроме того, смарт-цель считается актуальной, если её выполнение нужно для другой важной цели. Например, ваша основная цель – купить породистого щенка. Для выполнения нужно заработать денег, подготовить место для собаки, изучить литературу о породе, купить корм, игрушки и т.д. Эти цели будут актуальными, потому что помогут добиться главной SMART-цели.

Если вы сомневаетесь в актуальности, поставьте перед собой «пробную цель». К примеру, вместо того, чтобы сразу покупать дорогой курс по программированию, пройдите пробную бесплатную версию или посмотрите видеоуроки, попробуйте свои силы. Так вы поймёте, действительно ли вам это нужно.

Ещё «пробная цель» поможет не только определиться с актуальностью, но и поможет проверить способ достижения цели. Например, цель «заработать много денег» можно достичь разными способами: начать своё дело, найти новую работу, получить повышение на текущей работе. Какой-то способ вам подойдёт, а какой-то покажется невозможным или неприемлемым.

T – Time bound – ограниченность по времени

Этот критерий указывает на то, что у поставленной SMART-цели должна быть дата окончания, срок её достижения. Промежуток времени зависит от поставленной задачи. Что-то можно выполнить за один день, на что-то потребуется не один год.

Зачем устанавливать дедлайн:

1. Это поможет лучше распределить этапы задачи, точнее спланировать рабочий процесс. Кроме того, вы сможете распределить объём так, чтобы не пришлось доделывать всё в один день. Например, определив, что вам нужно написать статью длиной 12 000 знаков за 3 дня, можно понять, что в день вам нужно будет писать до 4 000 знаков, чтобы успеть к сроку. Это поможет распределить рабочее время.
2. Это нужно для профилактики прокрастинации. Если у вас не будет определённого срока, к которому необходимо выполнить задание, оно будет восприниматься, как необязательное. Вы либо не достигните цели в принципе, либо будете откладывать дела до последнего. «Нарисовать иллюстрации к книге» можно тянуть до бесконечности, а «Нарисовать иллюстрации к книге до 15 сентября» воспринимается как рабочая задача.

Чтобы определиться с ограничением времени для достижения цели, ответьте на вопросы:

• За какое время её реально достичь?
• За какое время её нужно достичь?

Не забывайте о том, что срок достижения цели должен быть достижимым и реалистичным.

Мы рассказали о критериях, по которым формируется SMART-цель. Как вы могли заметить, все они связаны между собой. При установке цели учитывайте каждый из этих параметров. Нужно сформулировать цель так, чтобы каждый из критериев не противоречил друг другу.

В чём особенности планирования по SMART

Формирование целей по технологии SMART хоть и занимает больше времени, чем обычное планирование, но помогает полностью понять задачу.

В чём особенности планирования по SMART:

• Чёткое понимание задачи. Когда вы планируете цель по этой технологии, то точно знаете, что добьётесь нужного результата. Ведь SMART включает в себя пункты, которые нужно заранее продумать.
• Понятный план. Расписав цель по SMART, вы поймёте, что вам нужно сделать, чтобы её достичь и когда именно закончить.
• Отслеживание прогресса. Так как цель предполагает конкретный измеримый показатель, легко проследить, на какой ступени вы находитесь и сколько работы ещё впереди.

Эти особенности и сделали SMART-планирование популярной и востребованной техникой.

Как правильно ставить смарт-цели и работать с ними

Как сформулировать цель, чтобы она соответствовала каждому из представленных параметров? Для этого нужно следовать алгоритму, состоящему из 7 пунктов, который мы приводим ниже.

Обратите внимание, что, несмотря на то, что последовательность букв в названии техники – SMART, формулировать саму цель мы будем по другой схеме, а именно, RSMTAR.

Итак, начнём.

Пункт 1. Чего вы хотите?

Первым делом сформулируйте, чего вы хотите. Исходите из:

• Потребности
• Мечты
• Идеи
• Желания

Написать песню, научиться рисовать, увеличить заработок, издать книгу и т.д. На этом этапе неважно, как вы запишете цель. Это будет ваш исходный материал для работы с формированием цели.

Определились? Двигаемся дальше.

2. Действительно ли вам важна эта цель? (R – актуальность)

Теперь подумайте, действительно ли это ваше желание или оно было навязано обществом/родителями/друзьями. Ответьте на вопросы:

• Зачем вам это нужно?
• Изменится ли ваша жизнь/ваш бизнес в лучшую сторону?
• Почему вы решили добиваться этой цели?

Иногда приходится несколько раз прокрутить эти вопросы, чтобы понять, актуальна ли цель для вас или нет. Если важность подтвердилась, то продолжайте.

Зачем мне учиться играть на гитаре? Чтобы самому исполнять любимые песни и мелодии. (хорошо).
Почему я решила поступать в медицинский институт? Потому что родители так решили. (плохо).

Если вы так и не смогли определиться, создайте «пробную цель». Например, если вы всё-таки не до конца уверены в том, что хотите научиться играть на гитаре, позанимайтесь пару недель самостоятельно, не нанимая преподавателей. В интернете можно найти много бесплатных материалов. И тогда, если вам всё-таки нравится этим заниматься, можете планировать более крупную цель, например, пойти в музыкальную школу, купить курс и т.д. А возможно, вас устроит бесплатное обучение. Таким образом, вы не только поймёте, что цель для вас актуальна, но и найдёте путь к её достижению.

3. Конкретизируйте цель (S – конкретность)

Подумайте, как вы поймёте, что вы достигли цели? Как должен выглядеть результат? Что вы будете считать главным критерием по достижимости цели?

Например, если вы хотите похудеть, что будет главным критерием по достижению этой цели? Сброшенные килограммы? Уменьшение талии? Выберите, что будет для вас главным и стремитесь к результату.

Представьте, что вы формулируете своё желание хитрому Джину, который воспринимает всё буквально, но не всегда так, как вы задумали. Это поможет конкретнее выразить свою цель.

4. Выберите, в чём будете измерять цель (M – измеримость)

Вы сформулировали свою цель, теперь нужно понять, какого именно результата вы хотите добиться. Какие показатели можно использовать, чтобы измерить вашу цель? Это могут быть цифры, проценты, названия уровней в английском языке и т.д.

Например, «Хочу выучить много слов на английском языке». «Много» для каждого человека своё. Для кого-то это 30 штук, для кого-то 1000. «Хочу играть на гитаре любимые песни». Какие именно? Подумайте, выпишите их и посчитайте.

Ни в коем случае нельзя брать числа из головы. Необходимо отталкиваться от:

• Опыта – своего и чужого;
• Фактов, которые нас окружают;
• Мнения экспертов.

Прежде, чем устанавливать лимит, обратитесь к этим источникам. Например, если вы хотите похудеть, рассчитайте по формулам свой оптимальный вес и отталкивайтесь от этих показателей.

Установив количественный показатель, можно переходить к следующему шагу.

5. Ограничьте цель по времени (R – ограниченность по времени)

Теперь самое время подумать о дедлайне, установить время достижения цели. На этом этапе тоже не следует брать дату из головы.

Посмотрите, за сколько времени удавалось достичь подобной цели у других людей, оцените свои силы, навыки, которые у вас есть.

Например, если вы хотите написать книгу, в которой будет 4 авторских листа, а это 160 тысяч знаков, сначала посчитайте, сколько знаков вы можете написать за один день. Например, 5 000. Значит, на написание у вас уйдёт 32 дня.

Но не стоит забывать, что человек – не робот. Могут возникнуть непредвиденные ситуации, важные дела, муза улетит, в конце концов. Потому рекомендуется добавлять к дедлайну ещё и небольшой запас времени – 30-40% от имеющегося. Так достичь цели по написанию книги желаемого объёма получится примерно через 50 дней.

6. Проверьте достижимость цели (A – достижимость)

Если вы правильно рассчитали время и количественный показатель, выполнение этого пункта может не понадобиться. Но перестраховаться всё же стоит.

Потому проверьте себя, ответив на вопросы:

• Можно ли достичь этого объема за запланированное время?
• Мне хватит навыков и знаний на это?
• Не нужно ли мне чему-то научиться, прежде чем приступать к достижению цели?
• Хватит ли мне ресурсов, чтобы получить желаемое?

Если на какой-то вопрос ответ неудовлетворительный, нужно сначала провести подготовку, либо переформулировать цель.

Есть шанс, что придётся увеличить время на достижение цели или поменять количественный показатель.

7. Ещё раз проверьте цель на актуальность (R – актуальность)

Может оказаться, что вы не захотите достигать цели после проведённой подготовки. Возможно, вы не сможете приложить все усилия, на которые рассчитывали или покажется, что желание не такое уж и сильное.

Но если вы всё ещё хотите её достичь, можете переходить к её детальному планированию и достижению.

Когда вы разделите задачу на этапы, сможете распределить время на их выполнение и прийти к цели вовремя.

Примеры и антипримеры

Приведём примеры и антипримеры постановки SMART-целей.

В бизнесе:

Пример 1

Нет: Увеличить объём продаж до 1 ноября.
Почему нет? Нет конкретики, нет измеримости.
Да: Увеличить объём продаж велосипедного инвентаря на 10% до 1 ноября.

Пример 2

Нет: Увеличить число посетителей сайта на 50% за месяц.
Почему нет? Цель недостижима.
Да: Увеличить число посетителей сайта на 50% за год.

В семье: 

Пример 3

Нет: Проводить больше времени с семьёй.
Почему нет? Нет конкретики, измеримости.
Да: Каждую субботу играть всей семьёй в настольные игры.

Пример 4
 
Нет: Съездить в августе с семьёй на Мальдивы на месяц.
Почему нет? Цель недостижима.
Да: Съездить с семьёй в августе в Геленджик на 2 недели.

В работе: 

Пример 5

Нет: Повысить личный доход с 10 000 до 100 000 за месяц.
Почему нет? Цель недостижима.
Да: Повысить личный доход с 10 000 до 15 000 за 2 месяца.

Пример 6

Нет: Дописать статью.
Почему нет? Нет ограничения по времени.
Да: Дописать статью до 19:00

В личных целях:

Пример 7

Нет: Начать бегать по утрам.
Почему нет? Нет измеримости.
Да: Бегать каждое утро по 2,5 километра.

Пример 8

Нет: Вести здоровый образ жизни.
Почему нет? Нет конкретики, нет измеримости.
Да: Бросить курить за полгода.

Пример 9

Нет: Написать книгу.
Почему нет? Нет конкретики, нет измеримости.
Да: Написать книгу из 100 страниц за полгода.

Пример 10

Нет: Купить машину, накопив деньги за месяц.
Почему нет? Цель недостижима.
Да: Купить машину, взяв деньги автокредит через месяц.

Пример 11

Нет: Научиться краситься, купив курс по макияжу.
Почему нет? Может оказаться неактуальной, сначала поставьте пробную цель.
Да (пробная цель): Научитесь рисовать стрелки по бесплатным видеоурокам. Если всё ещё актуально, купите курс.

Пример 12

Нет: Попробовать что-то новое.
Почему нет? Нет конкретики, нет измеримости. Что именно хочется попробовать? Поставьте «пробную цель».
Да (пробная цель): Сделать 10 фотографий на телефон, обработать в бесплатном редакторе. Если понравится, купить фотоаппарат.

Благодаря этим примерам вы сможете внимательнее отнестись к формированию собственных целей.

10 шагов к постановке задач SMART

1. Определите цели. Чего вы хотите достичь, на чем нужно сосредоточиться, что улучшить?
2. Запишите, используя принцип SMART. Ручкой на бумаге или в текстовом редакторе – написание слов отделяет желания от целей.
3. Проанализируйте, что нужно сделать для достижения записанных задач.
4. Составьте список выгод, которые несет вам успешное выполнение целей. Отдельно выпишите возможные препятствия, которые могут встретиться на пути.
5. Если вы устанавливаете цели личностного роста, разбейте их на более мелкие задачи. В бизнесе – прибегните к методу каскадирования SMART.
6. Разработайте план действий, как в приведенных выше примерах: наем сотрудников, повышение продаж на 10% в квартал, и так далее. Установите сроки.
7. Периодически контролируйте этапы выполнения задач.
8. Пересмотрите или обновите краткосрочные задачи, если возникла необходимость.
9. Вознаградите сотрудников (и себя) за успешное продвижение.
10. Проведите переоценку целей – это не высеченные в камне скульптуры. С течением жизни под влиянием внешних и внутренних обстоятельств они могут меняться.

Как SMART-цели помогают бизнесу

Метод SMART-целей первоначально был создан для помощи в командной работе. Не зря Джордж Доран давал другое значение букве A в аббревиатуре, а именно, Assignable – назначаемый.

Принцип составления целей по смарт для бизнеса такой же, как и для жизни. Важно ставить конкретные, выполнимые и актуальные цели, имеющие измеримость и ограничение по времени. 

Но также стоит применять каскадирование задач. 

Сначала нужно понять, чего именно нужно добиться в компании – для этого ставятся долгосрочные цели. Затем их нужно разделить на краткосрочные уже по системе смарт. Они передаются подразделениям организации. Подразделения устанавливают отдельные SMART-цели для каждого из сотрудников.

Краткосрочные индивидуальные задачи, поставленные по методу каскадирования, помогут достичь глобальных долгосрочных целей.

Разработка плана и постановка цели – это лишь часть работы. Важно отслеживать прогресс, следить за выполнением конкретных задач и при необходимости корректировать цели.

В чём же SMART-цели помогают в бизнесе:

Конкретную цель проще разделить на задачи, которые можно распределить для выполнения между сотрудниками.

• Удобно отслеживать результат поставленной цели, так как у неё есть количественный показатель.
• Проще настраивать коммуникацию внутри команды, поскольку каждый знает, к чему надо стремиться.
• Упрощение постановки цели, а значит, повышение шансов на успех.

Конкретизируйте

Допустим, вы хотите достичь успеха в работе. Но «выполнять работу лучше» не SMART-цель. Что именно в своей работе вы хотите выполнять лучше? Насколько лучше?

Работа маркетолога всегда связана с определенными KPI. Выберите конкретный показатель, который хотели бы улучшить: количество посетители сайта, лидов или клиентов. Также определите членов команды, которые будут работать над достижением цели, ресурсы, которыми они владеют и разработайте план действий.

На практике SMART-цель может звучать так: «Светлана и Денис должны увеличить количество переходов на сайт из email-рассылок». Понятно, кто из сотрудников участвует и чего они хотят достичь.

Делайте результаты измеримыми

SMART-цели должны быть измеримыми, чтобы можно было отслеживать и оценивать прогресс. «Увеличить трафик в блог с email-рассылок» не SMART-цель, так как непонятно, насколько именно нужно увеличить трафик. Определите, к какому количеству трафика с рассылок вы стремитесь.

Чтобы оценить прогресс, выберите показатель и установите измеряемую цель: увеличить число посетителей сайта, лидов или клиентов в определенное количество раз или на определенное количество процентов.

Продолжим формировать SMART-цель, которую начали выше. «Светлана и Денис должны увеличить количество ежемесячных переходов на сайт из email-рассылок на 25%». Стало понятно, за какой период и на сколько нужно увеличить количество переходов.

Основная ошибка — отсутствие KPI

Эта ошибка связана с той, о которой мы говорили выше — отсутствие ключевого показателя эффективности делает цель размытой и неопределенной. Установите понятный и измеряемый KPI, например, вместо «Мы хотим улучшить удовлетворенность клиента нашим сервисом» поставить цель «Мы хотим, чтобы удовлетворенность клиента нашим сервисом была не менее семи баллов».

Оценивайте достижимость цели

Достижимость — это способность исполнителя справиться с поставленной задачей и достигнуть цели. Удостоверьтесь, что цель, которую вы ставите, не из области фантастики. Например, если трафик в блоге увеличился на 5% в прошлом месяце, попробуйте увеличить его на 8-10% в грядущем месяце, а не сразу на 25%.

Важно основывать цели на собственной аналитике, а не на отраслевых критериях, чтобы не замахнуться на недостижимые показатели. Иначе можно потерпеть неудачу и демотивировать команду.

Сделаем цель, которую мы поставили выше, реалистичной. «Светлана и Денис должны увеличить количество ежемесячных переходов на сайт из email-рассылок на 8-10%». Это более реальные показатели, таким образом вы не обрекаете себя и сотрудников на провал.

Ограниченная по времени

Бизнес-цель без определения границ обречена на провал с самого начала. Создание точных временных рамок мотивирует, служит напоминанием сотрудникам, и способствует сохранению заданных темпов.

Увеличить продажи на 50% можно в следующем квартале, году или пятилетке, так ведь? Конечный срок выполнения цели помогает выработать команде план действий, чтобы добиться искомого результата.

Итак, соберем наш пример постановки SMART задач:

«Отдел сбыта должен увеличить продажи линейки продукта Х в этом году в центральном регионе на 50%».

Каскадирование SMART задач

Ежегодное выравнивание стратегических и глобальных целей SMART начинается с создания плана с использованием каскадных коммуникаций между подразделениями компании. Такой подход гарантирует, что все заинтересованные стороны (инвесторы, владельцы, сотрудники) понимают потребности клиентов, возможности организации, и могут сделать выводы о необходимых действиях, чтобы двигаться вперед и развиваться.

Как написать каскадные цели SMART

1. На уровне совета директоров принять решение о 4 – 6 стратегических целях на год.
2. Сделать их SMART видимыми для уровня ниже.
3. Подразделения компании разрабатывают свои SMART задачи в соответствии с планом развития.
4. Сотрудникам компании ставятся индивидуальные цели.

Каскадирование SMART задач – процесс, который вовлекает всех работников организации. Его предпосылка заключается в расширении прав и возможностей сотрудников. Каждый человек в компании устанавливает собственные смарт-цели, видит, как его достижения влияют на общий успех. Тем самым кристаллизуются вертикальные и горизонтальные связи между отделами компании и сотрудниками.

Управление по SMART целям

Разработать и установить задачи – полдела, важно регулярно отслеживать показатели и, при необходимости, корректировать цели. Здесь мы немного отступаем от темы SMART задач и затрагиваем MBO – систему управления по целям. Четкому вектору, обозначенному с помощью SMART целеполагания, необходимы контрольные точки.

Заключительный этап – вознаграждение. Так как цели были определены в конкретной, измеримой и временной форме, система оценки относительно проста. Когда вы поощряете персонал за выполнение задач, вы даете четкий сигнал о том, что приложенные сотрудниками усилия ценятся.

1. Установить план мониторинга производительности – раз в месяц или в квартал.
2. Оценить и вознаградить усилия и эффективность деятельности команды. Поощрение успеха – сильнейший мотиватор для сотрудников.

Итоговая схема SMART задач выглядит так: