Продуктивный день: советы как сделать день продуктивным

Что значит продуктивный день

Какое значение имеет понятие «продуктивный день»? Под продуктивностью понимают грамотное распределение времени для всех необходимых дел. Продуктивный день — это день, когда вы продвинулись к цели. Чтобы каждый день был продуктивным, необходимо понимать, куда вы движетесь по жизни, где хотите оказаться в будущем.

Подумайте, куда приведет вас ваш нынешний образ жизни?

• Если вы много кушаете и имеете привычку заедать стрессы, будете иметь проблемы с лишним весом.
• Если сегодня употребляете алкоголь больше, чем раньше, это приведет к алкоголизму.
• Если отлыниваете от работы, то едва ли продвинетесь по служебной лестнице.
• Не занимаетесь спортом — с возрастом начнёт болеть спина. Она первой дает знать о том, что мышцы ослабли.
• Если вы не строите планов, то едва ли сможете добиться каких-то успехов.

Вы не придёте в пункт назначения, если пойдете не по той дорожке или двигаетесь спонтанно.

У каждого бывают периоды, когда жизнь кажется бессмысленной и бесцельной. Но она останется такой, если не взять ее в свои руки. Вы постоянно движетесь. Вам нужно лишь выбрать направление, и тогда каждый день будет приближать к заветной цели. Целей может быть несколько. Одни уже видны на горизонте, другие есть лишь в перспективе. Но если вы каждый день будете делать что-то для их осуществления, вы придете к ним рано или поздно.

Как начать день продуктивно

Утренние часы среднестатистического человека лишены бодрости и позитива: раздражающий звук будильника, сборы в спешке, долгая и утомительная дорога до работы. В борьбе с сонливостью и апатией люди находят все более эффективные методы старта рабочего дня. Утреннее время может принести не только негатив, каждый в силах сделать свой день продуктивнее, а утро добрее. Простые правила позволят понять, как начать день продуктивно, зарядиться хорошим настроением и ежедневно обретать мотивацию двигаться вперед.

Советы и методики планирования времени

Не обязательно жить по расписанию, но необходимо понимать, просыпаясь, какие цели вы преследуете сегодня. План продуктивного дня записывайте на бумаге. Как это лучше делать?

• Заведите ежедневник и записывайте на каждый день, что вы обязаны сделать.
• Можно выписать основные цели на листок и повесить там, где вы часто бываете: в спальне, над рабочим столом или на кухне.
• Пользуйтесь правилом пяти пальцев. Мысленно привяжите к каждому пальцу цель и свои действия на каждый день. Утром смотрите на свою руку и вспоминайте, что нужно сделать сегодня. Планируйте примерное время для этого. Вечером смотрите на руку и вспоминайте, все ли вы сделали. Всегда можно передвинуть сон на час, чтобы сделать нечто полезное для своей жизни. Ежедневник можно забыть, потерять, а вот руки всегда будут с вами.

Спонтанность хороша, но если у вас есть план на день, вы будете чувствовать себя защищенными. Попробуйте планировать следующий день.

Найдите, куда уходит ваше время

Люди часто жалуются, что у них нет времени на важные вещи. Это отговорка. Даже работая по 12 часов, можно выделять время на то, что действительно важно. В жизни должна быть, по меньшей мере, одна цель. И каждый день вы должны просыпаться для ее исполнения. Это не может быть что-то абстрактное: «Хочу, чтобы все были здоровы», «Буду жить для детей». Готовая цель звучит так:

«Каждый день буду радовать маму, зарабатывать деньги. Буду стараться найти девушку, чтобы создать семью и завести внуков, о которых она мечтает. А для этого буду держать себя в форме, каждый день знакомиться с одной девушкой на улице или в сети».

«Буду заниматься спортом и избавлюсь от радикулита».

«Стану стройной и красивой, сожгу максимум калорий, не наберу ни грамма сегодня».

«Научу сына кататься на коньках. Будем вместе заниматься спортом, чтобы укрепить мышцы».

«Буду писать стихи и выпущу свой сборник».

Если вы думаете, что у вас нет времени, найдите лишние дела, то, что ест ваше время. Это может быть час в дороге на работу и обратно. Хотя бы попытайтесь найти работу ближе к дому. Можно каждый день просматривать объявления в своём районе. Возможно, вы спите лишний час днем вместе с ребенком. Может быть, слишком много болтаете по телефону. Или сидите у телевизора. Часто именно гаджеты отнимают заветный час, который можно было бы посвятить чему-то полезному.

Нужно найти дела, которые напрасно расходуют ваше время. Найти и удалить из своей жизни.

Высыпайтесь

Если вы хотите, чтобы день был продуктивным, вам необходима бодрость. Не страшно, если вы провели в постели на час меньше положенных 7-8 часов. Но если вы легли спать за два часа до будильника, никакой кофе не поможет. Без полноценного сна у вас не будет сил на полноценное мышление и, само собой, на продуктивный день. Не зря же мы проводим в постели треть жизни. Обязательно спите свои 7-8 часов. Каждый день, в одно и то же время.

Восьмичасовой рабочий день: структурируем время

Действительно, проблема не в самом восьмичасовом рабочем дне, а в том, как у вас структурировано время. Таким образом, как только вы разделите время на отрезки, то есть построитесь под природные особенности работы мозга, вам станет намного проще работать.

Вот некоторые советы, которые помогут быстрее влиться в новый рабочий ритм.

Разложите день на временные интервалы

Классическое планирование строится таким образом, что мы решаем, что надо сделать к концу дня, недели, месяца. Однако наши действия будут приносить гораздо больше пользы, если мы будем фокусироваться на «здесь и сейчас», то есть на том, что мы можем достичь в настоящий момент. Поэтому удобнее планировать день небольшими отрезками времени, длиной примерно в час. Так вы зададите себе полезный трудовой ритм, а также упростите себе трудные задачи, выполняя их по частям.

Не отвлекайтесь во время работы

Этот совет кажется банальным, детским, но не секрет, что многие им пренебрегают. И это не обязательно происходит из-за перекуров или «непроизводственных» разговоров с коллегами, «зависания» в социальных сетях или многочисленных чаепитий. Отвлекаться можно даже из благих побуждений. Например, увлекшись многозадачностью. Это иллюзия, что мы способны одновременно выполнять несколько дел. По крайней мере, о качестве здесь можно забыть. Правильно понятная многозадачность означает, что человек в принципе умеет делать разные дела, справляться с разными заданиями, но лишь при условии грамотного выделения на эти дела временного ресурса.

Весь смысл системы «рабочего часа» в том, чтобы по назначению использовать время, когда вы на пике своей продуктивности. Если же вы будете делать даже незначительные, как вам кажется, отвлечения на соцсети или тому подобное, вы собьёте рабочий настрой, вся система сломается. Старайтесь ни на что не отвлекаться, тогда вы гораздо лучше справитесь с отведённым часом работы и приятнее отдохнёте после него.

Отключайтесь от работы во время отдыха

Еще один «наивный» совет, не лишенный здравого смысла. Он указывает на проблему людей, пренебрегающих необходимостью морально-психологического, а не только физического отдыха от работы. Их мысли даже на выходных могут быть заняты перевариванием рабочих трудностей, что ведет к синдрому хронической усталости и эмоциональному выгоранию.

В ходе исследования Draugiem Group заметили, что продуктивнее оказывались те работники, которые делали перерывы (иногда чаще, чем через час), а не те, кто работал совсем без отдыха. Те же люди, которые делали осознанные перерывы от работы, «восстанавливались» лучше, чем сотрудники, думавшие о делах во время отдыха.

Последнее с одной стороны связано с тем, что люди отдыхали не по-настоящему, то есть продолжали находиться в работе в мыслях, а с другой — с «неправильным» отдыхом (телефоном и компьютером). В связи с этим можно порекомендовать, во-первых, полностью переключаться с работы на другие дела насколько это возможно, не думать о текущих задачах, и, во-вторых, в качестве перерыва выбирать полезные и действительно «перезаряжающие» активности, такие как: прогулка, общение с коллегами на нейтральные темы или чтение.

Делайте перерыв до того, как ваш организм сделает это за вас

В идеале, человек ложится спать по своему режиму, то есть он уже заранее знает, когда захочет спать. Или же он ложится после того, как почувствует первые сигналы, а не когда он уже будет валиться с ног. Так же и с рабочими перерывами. Не нужно ждать, когда вы станете «выжатым» и делать перерыв уже только после этого. В любом случае, это бессмысленно, поскольку вы уже упустили свой отрезок максимальной производительности.

Вместо этого соблюдайте свой запланированный график. Это гарантия того, что вы работаете в состоянии наибольшей продуктивности, а во время её спада отдыхаете. Ведь гораздо разумнее немного отдохнуть и набраться сил, нежели продолжать работу, когда вы устали и не можете ни на чём сконцентрироваться.

Тайм-менеджмент в условиях ненормированной работы

Большая часть советов по улучшению продуктивности и производительности написана с учётом того, что человек работает пятидневку с девяти до шести в офисе. И получается, что для всех остальных людей, работающих по другим графикам, для фрилансеров, удалённых работников и так далее эти советы не подходят. И даже если не брать таких людей в расчёт, то на самом деле даже «классические» сотрудники с полной занятостью не выполняют один и тот же объём работы еженедельно.

Поэтому появляется закономерный вопрос — что делать тем людям, чей рабочий график нельзя назвать общепринятым? Ответ довольно простой: создать свой собственный распорядок дня .

Не важно, работаете ли вы в офисе или пишете статьи в журналы, валяясь в гамаке, распорядок дня необходим всем. Во-первых, мозг лучше работает в привычном для него режиме, по одного и тому же алгоритму с устоявшимися ритуалами. А раз мозгу так комфортней, то и ваш труд будет продуктивней. Во-вторых, режим дня убирает надобность планирования. Ведь вы уже заранее будете точно знать, что и как вам делать. Так вы будете меньше утомляться и быстрее входить в нужное рабочее состояние. И наконец, в-третьих, режим дня сослужит вам большую службу, чем сила воли. Сила воли, это, конечно, хорошо, но она нужна для того, чтобы добиваться чего-то за пределами ваших обычных дел, а не для того, чтобы заставить себя сделать хоть что-то. А распорядок дня — это более надёжный мотивационный инструмент, потому что не требует от вас никаких дополнительных усилий.

Как поддерживать эффективность работы людям с нерегулируемым графиком.

Придерживайтесь распорядка дня не только на работе

Это как с питанием во время спортивных тренировок. Вы тренируетесь — вы едите по вашему плану, вы отдыхаете — но также продолжаете питаться здоровой пищей. Это важно как для тренировок и здоровья, так и для соблюдения и закрепления вашего режима. Так же и в повседневной жизни. Не подчиняйте распорядку только одну лишь работу, в другие сферы жизни тоже можно внести порядок. Например, можно начать с придумывания себе ежедневных ритуалов. Утром это может быть душ перед работой, а вечером — книга перед сном. Такие привычки будут настраивать вас на нужный лад, как бы сигнализируя вам и вашему организму о том, что сейчас вы будете работать или отдыхать.

Создайте рабочие ритуалы

Когда вы работаете дома, а не в офисе, бывает непросто заставить себя делать что-то целенаправленно и не отвлекаясь. Поэтому очень важно придумать себе ритуалы, которые помогут чётко отделять работу от отдыха. Это может быть специальное рабочее место, где вы будете заниматься только работой и не чем больше. Или это может быть один и тот же фоновый шум или музыка, которую вы будете слушать во время работы.

Создайте и соблюдайте свой распорядок на основе своих индивидуальных биоритмов

Распорядок дня хорош только тогда, когда он пересекается с нашими личными ритмами жизни, работы и отдыха. Если же просто скопировать привычки и ритуалы известных людей и следовать им, скорее всего, ничего хорошего из этого не выйдет. Нет смысла ложиться спать в девять или вставать в четыре или в пять утра, если вы физически не можете заснуть или проснуться. Даже если вы будете заставлять себя, это не самая лучшая идея — идти против своих собственных биоритмов. Вы не станете от этого продуктивней, а, наоборот, это отрицательно отразится на ваших способностях. Поэтому нужно слушать себя и ориентироваться на собственные особенности.

Подводя итог, можно схематично представить базовые факторы эффективного тайм-менеджмента в условиях неопределенности:

Факторы продуктивного тайм-менеджмента в условиях неопределенности

А теперь небольшой кейс. Однажды мы взяли в штат нашей компании программиста. Ему нужно было апргейдить и администрировать корпоративный сайт, проводить профилактику и техническую поддержку интранета и серверов, разработать, внедрить и обеспечивать функционирование нескольких CRM. Вроде толковый парень, компетентный в своей области, он мог легко справляться со своим нехитрым функционалом. Но! Он постоянно приходил на работу с опозданием, заспанный и грустный. Через час — полтора работы он засыпал прямо за своим рабочим столом перед монитором. Перекусывал он часто и долго принесенной из дому едой, запах от которой, что нравился далеко не всем сотрудникам, проникал во все кабинеты и уголки офиса. А уходить он старался раньше всех. Порицания, выговоры, штрафы на него не действовали. Он, как будто бы, даже стыдился, каялся, но каждый день все начиналось заново.

Обдумав эту ситуацию, я решил рискнуть. У нас это было не принято, но для программера я сделал исключение, разрешив ему работать дома при условии, что он будет заранее составлять и согласовывать со мной все планы своей деятельности по нескольким KPI и являться в офис регулярно раз в неделю для профилактики серверов, либо по первому требованию в случае внештатной ситуации. И, знаете что? Это решило все проблемы с ним! Оказывается, парень был типичным «совой», для которого раннее пробуждение было стрессом. Также он был ярким интровертом, поэтому выход из дома и общение с посторонними людьми переживал травматично. Но он прекрасно ладил с техникой и программным обеспечением, поэтому, снова оказавшись в своей зоне комфорта, он стал четко планировать время, верно расставлять приоритеты и все успевать. Раз в неделю, что называется, скрепя сердце, он приезжал в офис и справлялся со всеми текущими и внезапно возникающими задачами в рамках своих должностных обязанностей и даже больше. Так что все мы не могли на него нарадоваться.

Эта ситуация научила меня, как руководителя, тому, что время — это еще и пространство. В каком смысле? В том смысле, что специалист лучше всего будет управляться со временем на своей территории, где чувствует уверенность в себе и находит необходимые для своей работы условия. И не для всех это офис . А для кого-то, по крайней мере, в оправданно редких случаях, базовым условием эффективного тайминга является работа на удаленном доступе в режиме гибкого графика.

Итак, есть понимание, что нормированность и ненормированность рабочего дня — это вопрос не столько внешней, сколько внутренней дисциплины отношения ко времени и планированию. Можно ненормированно работать при формально нормированном рабочем дне в офисе, постоянно засиживаясь «после шести», а можно все успевать за 4-5 часов дома. Все упирается в умение расставлять приоритеты, оперативно решать задачи и соблюдать тайминг и дэдлайны. А о том, какие инструменты тайм-менеджмента здесь окажутся более, чем полезными, мы поговорим в следующем материале.

1. Каждое воскресенье составляйте планы на будущую неделю

Воскресными вечерами я занимаюсь тем, что записываю свои самые важные цели по месяцам и на целый год. Эти цели описывают мой еженедельные действия и помогают следовать графику. Долгосрочные цели не требуют незамедлительных действий, при этом они определенно очень важны. Если не уделить этому факту должного внимания, то можете легко перепутать важные и срочные цели. Затем я просматриваю календарь на следующую неделю и отмечаю, когда состоятся совещания и другие деловые встречи. После этого я смотрю на свои цели и вношу пункты в список текущих дел.

Ключ к успеху состоит в том, чтобы создать определенную структуру рабочей недели и неотступно следовать плану. Если пустить все на самотек, срочные дела оттеснят дела важные.

2. Постарайтесь набросать общую схему выполнения задач

Каждый из нас заносит в свое расписание деловые встречи и беседы. Пойдите немного дальше и включите в свой список такие пункты, как «Написать текст предложения партнерам», «Создать презентацию» или «Пересмотреть и отредактировать материалы, подготовленные отделом маркетинга».

Если вы не выделите для этих задач определенное время, то можете о них забыть. Или кто-нибудь помешает вам в самый неподходящий момент. Или вы потеряете концентрацию и не сможете довести дело до конца.

3. Следуйте реалистичным планам

Когда-то я писал списки дел, но не учитывал время, необходимое для выполнения каждой задачи. И что в итоге? В таких списках всегда было больше задач, чем я мог выполнить, вместо планов у меня в руках были бесконечные списки пожеланий. Если в плане на завтрашний день у вас отведено 6 часов встреч с партнерами и 8 часов на выполнение задач, вы никогда не сможете его реализовать.

Реалистичные планы заставляют нас правильно расставлять приоритеты. (Мне очень нравится программа Toodledo, но существуют и другие инструменты, которые вы можете использовать.) Создавая реалистичные планы, вы сможете сохранять концентрацию. Если вы будете знаеть, что на выполнение задачи потребуется всего полчаса, то возьметесь за дело с охотой и не позволите себе отвлекаться.

4. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно

Во время собраний, особенно длинных, иногда очень хочется выполнить несколько дополнительных задач. Например, упорядочить письма в папке «Входящие». Проблема заключается в том, что эти действия не позволяют сосредоточиться и результативно участвовать в собрании. Даже если вы выполняете простые механические действия, вы все равно отвлекаетесь и в результате работаете менее продуктивно.

Мультизадачность — убийца личной продуктивности. Не пытайтесь делать два дела одновременно. Сосредоточьтесь на одной задаче и попытайтесь выполнить ее наилучшим образом.

5. Используйте золотые часы

На период с 9 до 11 утра приходится пик активности человека. Самые сложные и трудозатратные задачи лучше выполнять именно в этот промежуток. Поэтому не стоит растягивать утренний кофе, если начать рабочий день с выполнения наименее привлекательной задачи, остаток дня будет свободен для креативной и увлекательной работы.

Особо сложные задачи можно выполнять по принципу «помидора» : один «помидор» – это 25 минут беспрерывной работы над одной задачей. За каждым из «помидоров» следует пятиминутный отдых. После серии из 4 «помидоров» важно дать себе более длительную передышку. В процессе работы над «помидором» запрещено отвлекаться, важно сконцентрироваться на выполнении одной задачи и планомерно идти к её выполнению. Такой подход позволит подойти к выполнению рутинных действий в игровой форме, что намного легче воспринимается, а значит и на выполнение неприятной процедуры понадобится меньше времени.

Вероника Крайнова, клинический психолог: «Еще один вариант, чтобы день прошел продуктивно — запланируйте его с вечера. Распишите свои встречи, важные дела, задачи, которые вы намерены решить завтра. И когда утром вы проснетесь, вам уже не нужно будет гадать «куда бежать и за что хвататься». Всё необходимое уже будет в вашем ежедневнике».

6. Эффективно используйте периоды вынужденного бездействия

Например, я трачу много времени на поездки с работы домой и обратно, а также на ожидание посадки в аэропорту. Я знаю об этом и пытаюсь использовать периоды простоя с максимальной эффективностью. Во время поездки на работу я всегда принимаю звонки. Это очень просто спланировать: я отвожу детей в школу к определенному времени, а затем могу принять звонок (с 8.00 до 8.30). На обратном пути я обычно звонки не принимаю, а сам звоню партнерам, особенно тем, кто проживает на западном побережье.

Находясь в аэропорту, я обычно использую плагин для браузера Pocket, который скачивает для меня интересные статьи. Заранее скачав 10 статей, я использую время ожидания, чтобы почитать.

Оцените свой график. Определите периоды вынужденного бездействия. Запланируйте задачи, которые вы можете выполнить в это время. Поверьте, этот способ организации рабочего времени поможет вам повысить эффективность.