План на день: как планировать свой день правильно

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Как правильно составлять список дел?

1. Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
2. В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
3. Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Составьте список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
4. Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
5. Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
6. Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила планирования

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Правила эффективного распорядка дня

• День нужно планировать заранее. Можно с вечера предыдущего дня, можно утром, но заранее, чтобы иметь четкий план действий и знать, на чем нужно сфокусироваться.
• 1-3 главные задачи в день. Не нужно пытаться запихнуть в день больше, чем туда помещается.
• Для этого заранее предположите, сколько времени уйдет на каждую задачу, постарайтесь при этом быть реалистом. Так вы сразу поймете, если выходите за рамки восьмичасового рабочего дня.
• Не забывайте выделять время на отдых и еду, вы не сможете все время только выполнять задачи.
• Распределите рабочее время в соотношении 60/40%, где 60 — это время, которое вы распределяете для работы, а 40% — это время для форс-мажоров и отдыха.
• Самое трудное — в первую очередь. Приниматься за это трудное дело нужно сразу, не позволяя себе упасть в хронофаг.
• Учитывайте биоритмы (в какое время суток вам легче работать).
• Лучше встать раньше утром, чем задержаться позже вечером, поскольку вечером, даже если вы сова, вы уже устали и будете непродуктивны.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

• Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
• Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
• Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
• Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
• Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
• Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
• Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
• Распределяйте дела на неделю равномерно.

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Не забывайте отдыхать

Да, вы не ослышались! Невозможно разобраться, как правильно планировать свой день, если включать в расписание только работу, ведь каждому из нас нужен отдых. Здесь главное – соблюдать баланс.

Слишком много трудиться не стоит, ведь тогда ваша продуктивность начнёт падать. Слишком много отдыхать тоже не следует – для этого есть выходные и отпуск. Наша задача – удачно совместить рабочее время и время на отдых.

Как научиться планировать свой день так, чтобы грамотно сочетать дела и отдых? Очень легко – вы сами, методом проб и ошибок, должны определить временной интервал. Например, работаете час, после чего десять минут тратите на передышку. Или так: трудитесь без перерывов два часа, а потом устраиваете пятнадцатиминутный релакс.

Отдыхать – не обязательно лежать на диване или смотреть в потолок. Вы можете выпить чашечку чая, немножко пройтись, прочитать новости или поговорить с кем-нибудь. Полезно будет сделать несколько физических упражнений – такая разминка ещё никому не вредила.

Как планировать свой день, чтобы все успевать – и поработать, и отдохнуть? Только соблюдая баланс!

Ведите правильный образ жизни

Мы почти закончили рассказывать о том, как организовать рабочий день. Последний, но от этого не менее важный совет – старайтесь следовать здоровому образу жизни. Мы ни в коем случае не призываем вас радикально менять свои привычки, но убедительно советую немного пересмотреть подход к вашим повседневным действиям.

Правила очень простые: старайтесь ложиться и вставать в одно и то же время, при этом желательно спать не меньше 8 часов. Питайтесь здоровой пищей – ешьте больше фруктов и овощей, потребляйте клетчатку и откажитесь от вредных привычек. Не забывайте и о физической активности – кстати, отличный вариант, как организовать свой день . Обязательно впишите в ежедневник тренировки или простую ходьбу. Ведь так приятно прогуляться и отвлечься от дел и забот!

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовали измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Советы успешных предпринимателей, как планировать день, чтобы много успевать

1. Джастин Розенштейн (Justin Rosenstein), программист, участник разработки Gmail и Asana, заостряет внимание на вреде многозадачности и настаивает, что необходимо, чтобы были открыты только рабочие вкладки, чтобы ничто не отвлекало от вхождения в состояние потока.
2. Совет от Риз Уизерспун (Reese Witherspoon), актриса, продюсер, основательница компании Hello Sunshine: «Важно провести утро так, чтобы оно помогало тебе настроиться на продуктивный день! Я всегда провожу утро с мужем и детьми, затем часовая тренировка, и только после я занимаюсь работой. Очень важно уделять время семье, в конечном счете нет ничего важнее этого».
3. Генри Форд (Henry Ford), основатель крупнейшей в мире автомобильной компании, говорил: «Ни одна задача не сможет остаться сложной, если разбить ее на множество маленьких шагов».
4. Стив Джобс (Steve Jobs) заострял внимание на важности здоровья и необходимости уделять внимание себе и семье, потому что никакая работа не заменит близких рядом.
5. У Наполеона Бонапарта (Napoleon Bonaparte) была интересная привычка: он откладывал в сторону неважные письма. Пока он разбирался с тем, что заслуживало его внимания, вопросы из неважных писем успели решиться. Этот принцип может применить любой руководитель.
6. Майк Тайсон (Mike Tyson), знаменитый боксёр, абсолютный чемпион мира, рассказывал, что встает не позже четырех утра, а утренние часы считает самыми важными для продуктивного дня.
7. Советы от Илона Маска (Elon Musk), не нуждающегося в представлениях:
   • Как можно меньше совещаний. Совещаться только если это необходимо, жестко ограничивать время совещания, обсуждать на них только важные вещи.
   • Если вам нет необходимости присутствовать на совещании — уходите.
   • Если вам нужно связаться с кем-то — делайте это напрямую. (Маск выступает жестко против сложной многоступенчатой иерархической структуры в организациях)

День начинается с вечера предыдущего дня

Это значит, что перед вами должна стоять задача лечь спать так, чтобы утром проснуться по первому звонку будильника, а ещё лучше – проснуться до него. Так у вас останется время без спешки совершить утренние рутины и настроить себя на позитивный лад.

Если вы, наоборот, при пробуждении много-много раз переставляете будильник и продолжаете находиться в состоянии полудрёмы, периодически выключая звонок, это не прибавит вам сил и энергии. Такое поведение делает человека разбитым, без веры в себя и в то, что в этот день произойдёт что-то хорошее и мотивирующее.

Практика постоянного переноса звонка будильника равносильна тому, что вы не держите слово перед самим собой. Ведь вечером, устанавливая будильник, вы дали себе установку проснуться в определённое время, а эти «ещё пять минуточек» в корне меняют настрой на день.

Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».

Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.

Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Этот метод включает в себя следующие шаги:

1. Возьми таймер.
2. Установи его на 25 минут и сосредоточься на одной задаче, пока не прозвучит звуковой сигнал.
3. Когда сессия закончится, отметь одну «помидорку».
4. Наслаждайся пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помидорок», сделай более длительный, 20-30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.

Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».

Временная блокировка

С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.

Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.

Всему своё место

Оно называется так: «Операцию можно делать в землянке, но гораздо эффективнее её делать в операционной». Проще говоря, у каждой задачи должно быть соответствующее место. Например, совещания проводить в переговорной комнате, писать доклады за оборудованным столом, молиться в церкви, работать в оборудованном под этот процесс пространстве.

Принцип концентрации внимания

Для организованности и мотивации себя нужно выписать, что конкретно у вас отнимает время. Например, вы очень много времени тратите на социальные сети или YouTube, игры на телефоне, мессенджеры. Нужно оценить, куда уходит ваше внимание, как оно распределяется в течение дня. По возможности сократить или убрать эти поглотители из времени, что вы отводите на работу и поставленные задачи, где нужна концентрация.

Допустим, сейчас очень многие люди постоянно читают новости и тратят время в интернете. Попробуйте отказаться от большинства источников информации, например, удалить YouTube с телефона и просматривать нужную информацию только с компьютера дома. Таким образом, вы не «выпадете из обоймы», но и времени у вас появится больше.

Чтобы избавиться от зависимости, потребуется больше недели. Но главное — начать. Как именно, читайте по ссылке ниже.

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
• «Несрочные и важные» задачи стоит запланировать в списке дел или календаре;
• «Срочные и неважные» задачи нужно делегировать кому-то другому;
• «Несрочные и неважные задачи» следует исключить.

Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.

Внимание главным вещам

Раз в неделю, например, в выходные, вам нужно спросить у себя, что самое главное в вашей жизни. Какие в вашей жизни самые главные роли и цели. Затем на неделю назначьте три встречи с этими задачами и целями.

Допустим, у вас есть задача воспитать добропорядочных детей, поэтому в воскресенье вы назначаете трёхчасовую встречу с детьми. Относиться к этой цели нужно очень серьёзно, защищайте её, несите её в себе и не позволяйте появиться факторам, которые могут привести к отмене этой цели.

Или, к примеру, ваша цель и приоритет – это счастливый брак. Назначайте свидание в воскресенье или на вечер следующего четверга и оберегайте этот вечер четверга от любых поглотителей времени и других факторов, которые могут разрушить это свидание.

Исходя из вышесказанного, вывод такой: всё самое важное следует распределять в начале недели на последующие дни. В конце недели не забудьте оценить, получилось ли у вас выполнить задуманное. Затем назначьте новые цели. Встречайтесь со своими самыми главными задачами, уделяйте им время.

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.