Как правильно распределить свое время так, чтобы все успевать

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Для чего нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

• Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
• Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
• Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
• Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
• Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
• Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
• Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
• Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Комьюнити теперь в Телеграм Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей Подписаться

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

• Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове.  Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
• Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
• Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
• Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней.

С чего начать использовать тайм-менеджмент

Нужно выяснить, от чего происходит нехватка времени

Чтобы понять, куда уходит время и почему его так часто не хватает, для начала нужно выяснить, от чего происходит нехватка времени.

Самая основная причина – незаинтересованность или нежелание что-либо выполнять. Есть такие задачи, которые нужно выполнить, но так не хочется. В основном, это и тормозит их решение.

Другой причиной можно назвать неумение организовывать свою работу так, чтобы на все хватало времени и сил. Для того, чтобы быстро решать проблемы и поставленные задачи, нужна мотивация. Если человек ее лишен, он будет очень часто откладывать все долгий ящик.

Найти мотивацию не так уж и сложно. Выделите плюсы в предстоящей работе, желательно как можно больше плюсов. Это должно сподвигнуть на быстрое решение поставленной задачи.

После определения мотивации следует проанализировать временные затраты всего дня. Каждая задача, за которую вы беретесь, должна быть зафиксирована по времени, краткому описанию, уровню эффективности выполнения и факторы, из-за которых задача не была решена.

Такие записи удобнее всего будет вести в таблице, так как вы сможете наглядно продемонстрировать свою эффективность в работе. Таким образом, можно с легкостью избавиться от ненужных дел и пожирателей времени.

Эффективным тайм-менеджмент будет только в том случае, когда вы в точности сможете определить факторы, отбирающие у вас время.

К ним можно отнести социальные сети, телевидение, компьютерные игры и тому подобное. Как бы хорошо вы не распланировали свой день, это будет совершенно бесполезно, если вы много часов просиживаете за играми или Интернетом.

Поэтому выявить всех пожирателей времени очень важно для эффективности системы тайм-менеджмента. Конечно, тяжело сразу отказаться от того времяпрепровождения, к которому человек так привык.

Если придерживаться определенного графика выполнения дел, со временем выработается привычка, и о провождении времени с пользой уже не придется беспокоится. Личный дневник станет для этого отличным помощником.

Многие так и не могут решиться попробовать грамотно распределить свое время, потому что уверены, что им это не нужно и они сами неплохо справляются. Но, используя тайм-менеджмент, можно сделать гораздо больше, чем обычно.

Как распланировать свой день

Существует множество методик планирования

Существует огромное множество особых методик планирования. Некоторые из более эффективны, некоторые менее. Разберем некоторые из них:

• метод «ABC». Это достаточно легкий и эффективный метод. В своем списке дел вам нужно всего лишь расставить приоритеты, а напротив каждой задачи поставить букву, которая бы соответствовала степени важности в ее выполнении. Приступать к следующей нельзя, пока не будет выполнена предыдущая;
• метод хронометража заключается в том, что уровень важности решения поставленных задач определяется путем измерения времени их выполнения. Таким методом можно определить все пожирающие время факторы и выявить для себя новые резервы времени для нужных и полезных дел;
• метод SMART. Этот акроним определяет и характеризует поставленную цель, которая, в первую очередь, должна быть конкретной, достижимой и иметь четкие временные рамки для ее достижения.

Каждый подбирает под себя методику индивидуально, и каждый с ее помощью может изменить свою жизнь к лучшему!

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает?  Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня. Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию. Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела.

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Как распределять рабочее время правильно

При планировании вашего рабочего времени вам могут быть полезны следующие советы

• Заведите ежедневник (бумажный или электронный). Записывайте туда ваши ежедневные задачи и обязанности. И не забывайте расставлять для них приоритеты.
• Когда находитесь на работе, старайтесь выполнять трудовые обязанности и концентрироваться на них. Для общения с коллегами на нерабочие темы лучше выделять определенное время, когда основная работа уже выполнена.
• Если этого не требуют ваши трудовые обязанности, постарайтесь отказаться от использования мобильного телефона и Интернета, которые являются основными похитителями времени.
• Дела, которые не очень нравятся, лучше всего делать утром. В теории тайм-менеджмента это называется «есть лягушек».
• Учитесь говорить «нет». В первую очередь, выполняйте свои обязанности. А потом, если будет свободное время, можете выполнить небольшую просьбу коллеги.
• Долой многозадачность. Не беритесь одновременно за выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время.Старайтесь выполнять дела по очереди.
• Следите за своими биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

Советы по планированию дня

При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:

• Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число — от трех до пяти.
• Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
• Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
• Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль. Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
• Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны. Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
• Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
• Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
• Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

1. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
4. Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
5. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
6. Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
7. Марк Форстер «Сделай это завтра».

Метод 90 на 30

Способ был разработан Тони Шварцем — американским журналистом. Суть метода заключается в том, что вы должны выбрать наиболее трудную задачу и приступить к ее выполнению с утра. Выполнять ее нужно ровно 90 минут, после чего 30 минут отводится на отдых.

Важно, что задачи выполняются от сложного к простому, а перерыв в 30 минут — это полноценный отдых, когда вы не выполняете мелкие дела, не проверяете почту, и даже не листаете соцсети.

Метод Помодоро или принцип 25 минут

Метод изобрел Франческо Чирилло, а название способ получил благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который юный Франческо использовал в качестве судьи для ответа на вопрос: “Смогу ли я по-настоящему учиться в течение 10 минут?”

Техника заключается в том, что вы составляете список задач на день от самого важного к менее важному и используете отрезки времени, которые называют “помидорами”. Один “помидор” — 30 минут: 25 минут работы и 5 минут полноценного отдыха. Каждые 30 минут работы нужно отмечать крестиком напротив задачи, которую вы выполняете, а после 4 отмеченных отрезков сделайте долгий перерыв 15-30 минут.

Не забудьте оценить результат, посчитайте сколько помидоров вам удалось “съесть” сегодня. Подумайте, если вам не хватило времени на задачу, то увеличьте количество “помидоров” для ее выполнения. Таким образом вы можете регулировать время для выполнения задач на день.

Принцип девяти дел или техника 1-3-5

Одна из самых гибких техник потому что ее легко подстроить под себя. “Принцип девяти дел” заключается в системе 1-3-5, где 1 — это одна большая задача, на которую у вас уйдет большая часть вашего дня. Следующие 3 — это три менее сложных задач, а 5 — небольшие, но не менее важные дела.

Для выполнения самой большой задачи выбирайте время, когда ваша работоспособность наиболее высокая и приступайте к выполнению. У этого правила есть и другие вариации — его легко подстроить лично под себя и использовать такие схемы: 2+2+5, 1+2+3, 2+3+4.

Метод предварительной подготовки

Если вы давно интересуетесь способами саморазвития и повышения собственной эффективности, вы наверняка в курсе, как облегчает жизнь предварительное планирование. Особенно, если планировать новый день вы начинаете еще с вечера.

• Чтобы прямо с утра знать, с чего начать свой рабочий день, и чем его продолжить, запишите основные задачи в ежедневник с вечера. Так вы объективно и без утренней спешки распределите нагрузку на новый день и, конечно, сэкономите свое время.

Такой метод особенно хорош в жизни тех, кто с трудом раскачивается и приступает к работе с утра. Пусть план действий уже будет наготове, пока вы пьете утренний кофе.

Канбан

Удобная система планирования, которая подразумевает собой таблицу из трех колонок: “Надо сделать”, “Делается”, “Сделано”. Каждая из задач записывается в один из столбцов и перемещается в другой по мере выполнения.

В каждую группу канбан-доски помещают карточки с описанием задач. Таким образом, группы преобразуются в списки задач, где наглядно понятно на каком этапе выполнения находится задача. Например, сервис канбан-досок Trello помогает назначить дополнительные параметры доски, как, например, исполнитель, срок выполнения, а также оставить заметку с дополнительной информацией.

Если вам близки физические заметки, то для создания канбан-доски можно использовать маркерную доску, разделенную на столбцы и стикеры с задачами.

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse, строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Метод резиновой уточки

В роли уточки может выступать любой другой предмет, с которым вам будет по душе поговорить. Такой подход работает, когда вы в тупике и необходимо взглянуть на ситуацию и задачу свежим взглядом.

• Суть метода в том, что вы начинаете беседу с резиновой уточкой. Представьте, что это новичок, которому необходимо максимально подробно и четко изложить суть дела. Скорее всего, в процессе вашего общения, вам в голову придет свежая мысль, а то и не одна.

Конечно, уточка или плюшевый медведь не способны дать вам совет. Метод работает несколько иначе: вы вслух и подробно описываете задачу, тем самым избавляя мозг от зацикленности.

Метод начала с мелочи

Если в методе лягушки мы сначала делаем что-то неприятное, большое, необходимое, то здесь мы поступаем с точностью до наоборот.

• Начните свой день с выполнения мелких задач на 1-2 минуты, и только после этого переходите к более сложному и трудоемкому. Таким образом, мелочь не потребует времени в основной период работы, и не будет висеть над вами немым укором.

Задач разного калибра ежедневно стоит масса. Так что вам решать, как вам удобнее, начать с мелочи, лягушки или стейка слона свой день.

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

Метод тайм менеджмента по хронотипу человека

Если вы хотите получить для себя идеальный распорядок дня, воспользуйтесь методом психолога Майкла Бреуса. Он выделяет четыре хронотипа человека, каждый из которых имеет свое идеальное время для пробуждения, пика активности, длительности сна. Итак, все люди делятся на четыре хронотипа:

• Медведи просыпаются с 7 до 11 утра, а наиболее активны с 11 до 18 часов. Ложиться спать им рекомендуется не позднее 11 вечера.
• Волки тяжело встают по утрам с 7.30 до 12 часов, но способны работать по 20 часов, а отходить ко сну в полночь.
• Львы встают без будильника и довольно рано с 5.30 до 10 утра. Пик их активности с 10 до 17 часов, а спать при таком режиме им необходимо ложиться не позднее половины одиннадцатого вечера.
• Наконец, дельфины, которым сложно проснуться даже с будильником. Подниматься с постели им рекомендовано с 6 до 10 часов утра, наиболее продуктивно они работают с 10 до 18 часов, а чтобы уснуть до наступления полуночи, им лучше держаться подальше от экранов за два часа до сна.

Если вы найдете среди перечисленных хронотипов свой, вы легко сможете подстроить свой режим и свой рабочий день под часы, которые будут для вас наиболее продуктивными.

Используйте методы тайм менеджмента по одному или в комплексе, пробуйте, экспериментируйте, и вы точно найдете для себя наиболее эффективные способы управления своим временем!