Искусство современного тайм-менеджмента: лучшие техники в 2022 году

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да ещё и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

• Снять напряжение и снизить уровень стресса.
• Максимизировать свои достижения.
•  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
• Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Виды планирования

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По обязательности

• Директивное планирование – подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
• Индикативное планирование – антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.

По срокам достижения целей

• Краткосрочное (текущее) планирование – рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
• Среднесрочное планирование – рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
• Долгосрочное (перспективное) планирование – рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.

По содержанию плановых решений

• Стратегическое планирование – в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
• Тактическое планирование – чаще всего является так же – долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
• Оперативно-календарное планирование – завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
• Бизнес-планирование – служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

• Общее планирование – охватывает все детали контекста.
• Частичное планирование – охватывает некоторые детали контекста.

По объектам планирования

• Целевое планирование – подразумевает определение требуемых для достижения целей.
• Планирование средств – подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
• Программное планирование – подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
• Планирование действий – подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.

По глубине

• Агрегированное планирование – происходит с учётом общих параметров.
• Детальное планирование – происходит с учётом всех деталей и особенностей.

По координации планов во времени

• Последовательное планирование – подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
• Одновременное планирование – подразумевает единовременный непродолжительный этап.

По учёту изменения данных

• Жёсткое планирование – подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
• Гибкое планирование — подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.

По очерёдности

• Упорядоченное планирование – подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
• Скользящее планирование – подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
• Внеочередное планирование – подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

10 лучших советов от эксперта

Мы рассказали о 15 подходах к управлению временем. Теперь у вас большой выбор. А как быть, если вы пока не готовы перестраивать свою жизнь по одной из методик, но всё-таки хотите успевать больше?

На этот случай мы дадим несколько универсальных советов: они взяты из разных подходов, но их можно комбинировать, и пригодятся почти любому.

• Один день = одна задача, которая приближает к цели. К списку ваших обычных дел добавьте то, что приближает вас к цели, которая для вас по-настоящему важна. Уделяйте этому делу около часа в день.
• Один месяц = одна маленькая цель. Масштабную цель разбейте на более мелкие – такие, чтобы их было возможно выполнить за месяц. Каждый месяц ставьте себе такую цель и выполняйте её. Так постепенно вы будете приближаться к большой цели.
• Правило двух минут. Очень простое правило: дело, которое не займёт больше двух минут, стоит сделать прямо сейчас. Сделайте его — и выкиньте из головы. Это правило — часть методики GTD, однако полезно и само по себе.
• Способ «10 минут». Помогает с собой договориться и всё-таки взяться за нужную работу. Скажите себе, что будете заниматься делом только десять минут, — и приступайте. Скорее всего, за эти десять минут вы уже втянетесь в работу и легко продолжите.
• «Правило лягушки». Автор этого правила, Брайен Трэйси, называет «лягушками» дела, которые важно сделать, но не хочется. Брайен рекомендует делать как минимум одно такое дела в начале дня, он называет это «съесть лягушку». Потом, в течение всего дня, вас будет радовать, что одно из таких дел осталось позади.
• Чередуйте разные виды деятельности. Это поможет повысить производительность и не переутомляться из-за монотонной работы.
• Используйте сервисы-помощники. Онлайн-сервисы могут упростить решение рутинных задач и сэкономить ваше время. Например, с их помощью можно автоматически отправить рассылку, быстрее забронировать номер в отеле, вызвать такси и многое другое.
• Анализируйте. Вечером оцените, как прошёл ваш день. Что успели сделать, а что нет, и что вам помешало. Удовлетворены ли вы результатом? Подумайте об этом — и попробуйте что-то изменить в лучшую сторону.
• Для каждой задачи устанавливайте сроки. Это помогает планировать день и развивает самодисциплину.
• Избавляйтесь от ненужного. Наведите порядок и избавьтесь от хлама, который вам точно никогда не пригодится. Это касается как вещей, так и ненужной информации. На первый взгляд, это не имеет прямого отношения к управлению временем. На самом деле имеет: если ваши вещи и информация разложены по полочкам (или по папкам, с ярлыками, тегами — как вам удобнее), то вам не придётся тратить время на поиски чего-то нужного. Не говоря уже о психологическом эффекте, который даёт порядок в доме и делах. Если эта тема вам интересна, вот пара книг:

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

№1. Метод 90 на 30

Кто придумал: Тони Шварц, писатель, блогер и основатель компании The Energy Project .

В чём заключается: по этому методу на работу отводится полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.

Важно:первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие – на менее важные.

Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17». Отличие в цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва.

Кому подходит: метод универсальный. Лучше подойдёт тем, кто привык мыслить временными интервалами и отводить на работу определённое время. А чтобы понять, какой временной интервал лучше подходит вам, можно попробовать оба варианта метода.

Способ был разработан Тони Шварцем — американским журналистом. Суть метода заключается в том, что вы должны выбрать наиболее трудную задачу и приступить к ее выполнению с утра. Выполнять ее нужно ровно 90 минут, после чего 30 минут отводится на отдых.

Важно, что задачи выполняются от сложного к простому, а перерыв в 30 минут — это полноценный отдых, когда вы не выполняете мелкие дела, не проверяете почту, и даже не листаете соцсети.

№2. Метод Помодоро или принцип 25 минут

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.

Метод изобрел Франческо Чирилло, а название способ получил благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который юный Франческо использовал в качестве судьи для ответа на вопрос: “Смогу ли я по-настоящему учиться в течение 10 минут?”

Техника заключается в том, что вы составляете список задач на день от самого важного к менее важному и используете отрезки времени, которые называют “помидорами”. Один “помидор” — 30 минут: 25 минут работы и 5 минут полноценного отдыха. Каждые 30 минут работы нужно отмечать крестиком напротив задачи, которую вы выполняете, а после 4 отмеченных отрезков сделайте долгий перерыв 15-30 минут.

Не забудьте оценить результат, посчитайте сколько помидоров вам удалось “съесть” сегодня. Подумайте, если вам не хватило времени на задачу, то увеличьте количество “помидоров” для ее выполнения. Таким образом вы можете регулировать время для выполнения задач на день.

№3. Принцип девяти дел или техника 1-3-5

Одна из самых гибких техник потому что ее легко подстроить под себя. “Принцип девяти дел” заключается в системе 1-3-5, где 1 — это одна большая задача, на которую у вас уйдет большая часть вашего дня. Следующие 3 — это три менее сложных задач, а 5 — небольшие, но не менее важные дела.

Для выполнения самой большой задачи выбирайте время, когда ваша работоспособность наиболее высокая и приступайте к выполнению. У этого правила есть и другие вариации — его легко подстроить лично под себя и использовать такие схемы: 2+2+5, 1+2+3, 2+3+4.

№4. Принцип трех дел

Кто придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.

В чём заключается: это альтернатива методу «девяти дел». Тут тоже выбор и иерархия дел, но акцент — на самые важные дела. А остальные пока подождут. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи. Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела.

Кому подходит: метод полезен, когда вы чувствуете, что за рутиной и мелочёвкой не успеваете сделать что-то по-настоящему важное и главные цели ускользают. «Принцип трёх дел» поможет расставить приоритеты — правда, за счёт второстепенных задач. Но иногда это вполне оправданно. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит людям, которым проще планировать день через дела и задачи, а не разбивая его на временные интервалы.

Это самый простой метод, но он о ваших приоритетах. Автор концепции – Крис Бэйли, успевший попробовать множество методик тайм-менеджмента на себе. В своей книге он приходит к довольно простому, но важному выводу: «Решите заранее, какие три дела вы обязательно должны выполнить в течение дня и в течение недели, поскольку это для вас приоритетно».

Таким образом, вы фокусируетесь на своих приоритетах, и выбираете только те три задачи, которые делают вас ближе к цели.

№5. Техника временных блоков

Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчёт

12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам

14:00–14:30. Сходить в магазин

15:00–17:30. Сделать проект

18:00–19:00. Убраться дома

Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.

Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы. Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем. Но им может пригодиться сама идея.

Название техники говорит само за себя — вы визуализируете объем задач, тем самым изначально понимаете сколько сможете успеть.

Этот способ заключается в планировании дел блоками. Вы берете запланированные задачи и помещаете их в календарь, расставляя их блоками по часам. Таким образом вы отводите для каждой задачи время согласно ее сложности. Отдельный плюс этого способа в том, что благодаря блокам вы действительно понимаете сколько задач сможете выполнить за день.

№6. Метод GTD — Getting Things Done (Доведение дел до завершения)

Метод Дэвида Аллена строится на определенных последовательных принципах. Первое — сбор входящих: собирайте информацию и фиксируйте. Необходимо записывать задачи и идеи в блокнот или приложение, при этом записывать необходимо сразу, не откладывая на потом. Стоит помнить, что даже маленькую задачу нужно записывать, если вы не делаете ее сейчас.

Второй этап — обработка и сортировка. Информация сортируется по определенному алгоритму и раскладывается по спискам. На третьем шаге все задачи распределяют на восемь списков, где самые важные — “Проекты”, “Следующие действия”, “В ожидании”, “Календарь”.

Четвертым этапом являются обзоры. Все полученные списки необходимо ежедневно обновлять и выполнять задачи из списка “Следующие действия” и “Календарь”, а также добавлять и обновлять список “Проекты”. И последним, пятым этапом является выполнение задач.

№7. Метод ZTD — Zen To Done

Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.

В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:

• Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
• Входящие записи обрабатывайте быстро, не откладывая.
• Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого (как и в GTD).
• Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
• Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
• Создавайте короткие и понятные списки дел.
• Войдите в режим и соблюдайте его каждый день.
• Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
• Упрощайте. Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
• Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.

Кому подходит: универсальный метод. ZTD создан на основе GTD, но проще. Если GTD вам нравится, но показался слишком сложным, — попробуйте ZTD. Методологию разработал Лео Бабаута, она имеет более легкую систему выполнения нежели GTD и строится на принципах, которые мы рассмотрим ниже. Все задачи необходимо собирать в разделе “Входящие” и сортировать их, организовывая по категориям в зависимости от их содержания. Далее необходимо составлять короткие и понятные списки задач для дальнейшего выполнения.

Если у вас есть важные дела, то их нужно планировать заранее на каждый день, а если они очень объемные, то на неделю вперед. Важно то, что такой способ планирования нужно использовать каждый день и во время выполнения фокусироваться на одном, а не на нескольких задачах. Не забывайте просматривать ваши записи, и если задача стала не актуальной — смело вычеркивайте ее из списка.

№8. Канбан

Удобная система планирования, которая подразумевает собой таблицу из трех колонок: “Надо сделать”, “Делается”, “Сделано”. Каждая из задач записывается в один из столбцов и перемещается в другой по мере выполнения.

В каждую группу канбан-доски помещают карточки с описанием задач. Таким образом, группы преобразуются в списки задач, где наглядно понятно на каком этапе выполнения находится задача. Например, сервис канбан-досок Trello помогает назначить дополнительные параметры доски, как, например, исполнитель, срок выполнения, а также оставить заметку с дополнительной информацией.

Если вам близки физические заметки, то для создания канбан-доски можно использовать маркерную доску, разделенную на столбцы и стикеры с задачами.

№9. Метод “Zero Inbox”

Кто придумал: Мерлин Манн , американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Автор метода, Мерлин Манн, использовал его для работы с электронной почтой. Но этот метод можно применять и в работе с любой другой документацией. Также его можно комбинировать с GTD: ведь в разделе «Входящие» постоянно скапливается всякая всячина.

Каждый день мы получаем большое количество входящих писем на электронную почту. Айтекин Тэнк разработал способ, при котором папка “Входящие” всегда остается пустой.

Первое, что необходимо сделать — очистить почтовый ящик. Для этого мы должны разом архивировать скопившиеся письма. Начав с чистого листа, нужно обрабатывать входящие письма в хронологическом порядке: от самых старых к новым. Одним из принципов метода является архивация писем, ведь нет надобности хранить письма, которые получили ответ.

Если вы не можете сразу ответить на письмо, то скопируйте его в приложение-органайзер и поставьте напоминание. Другой вариант — используйте отложенную автоматическую доставку писем.

№10. Fresh or Fried

В чем заключается: с утра, после сна мозг человека ещё свеж. Затем, со временем, он «жарится», то есть устаёт. Ясно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому сделать нужно вот что:

• Вечером составьте список дел на завтра.
• Самые важные и сложные дела поместите в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг ещё свежий и у вас есть силы.
• Те дела, что не так сложны и важны или вам приятны, стоит планировать на вторую половину дня.
• На следующий день выполняйте дела по списку. В конце дня составьте новый список на завтра.

Кому подходит: тем, кто любит откладывать важные дела в долгий ящик и в итоге не успевает их выполнить.

Суть метода в том, что вы должны выполнить все важные дела до того, как ваш мозг “зажарится”. То есть, пока вы сконцентрированы, вам необходимо выполнять наиболее сложные и объемные задачи, особо “неприятные”. Период наивысшей концентрации внимания приходится на промежуток с 10 до 14 часов. Наиболее легкие и простые задачи рекомендуют выполнять с 16:00 по 17:00, сюда можно отнести и рутинные задачи.

Эту концепцию разделяет метод Eat That Frog, где сначала нужно “съесть лягушку”, то есть сделать самое сложное и важное дело, чтобы оставшийся день в эмоциональном и продуктивном плане прошел под знаком плюс.

№11. Метод “Автофокус”

Техника “Автофокус” – предложена британским специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером. Суть техники – использовать интуицию, а не самопринуждение. Задача для выполнения выбирается не по приоритету, а по желанию выполнять именно эту задачу в данный промежуток времени.

Все свои задачи мы выписываем в блокнот, составляя список задач на день. Далее быстро просматриваем задачи, не принимая никаких конкретных решений, даем мозгу проанализировать наши планы. После — читаем список медленно до тех пор, пока одна из задач не “выделится”.

Читая список медленно, вы интуитивно поймете, какую задачу хотели бы выполнять сейчас. Выполняем задачу до тех пор, пока нам это нравится, а когда чувствуем, что принуждаем себя — останавливаемся и записываем задачу последней в списке — к ней мы еще вернемся. Далее мы возвращаемся к списку и ищем “выделяющуюся” задачу и начинаем ее выполнять.

№12. Матрица Эйзенхауэра

Суть метода заключается в сортировке дел при помощи вопросов: “Это важно?” и “Это срочно?” Лист бумаги делится на четыре квадрата, куда мы пишем “Срочно” и “Важно”, а за ними “Не срочно” и “Не важно”.

Квадрант А – это срочные и важные дела, то есть те, невыполнение которых ставит ваше достижение цели под угрозу. Главное, чтобы здесь было наименьшее или небольшое количество дел, так как этот сектор считают “пожарным”, когда дела нужно выполнять в срочном порядке.

Квадрант В — важные, но не срочные дела. Задачам из этого квадранта нужно уделять больше всего сил и внимания, ведь от него зависит ваше достижение целей. Это важные задачи, которые необходимо сделать, но без горящих дедлайнов и паники.

Квадрант С — срочные, но не важные дела. Эти задачи не помогают достичь цели, а наоборот, изматывают и отвлекают. Важно не перепутать задачи из квадранта С с квадрантом А.

Квадрант D — не срочные и не важные дела. Это задачи, которые не несут пользы для достижения цели, но в то же время это дела, как, например, разговор по телефону, переписка в мессенджере, поиск чего-либо в интернете.

№13. Система 4D

Метод Эдварда Рэя создан для тех, кто не может начать выполнять свои задачи. Система заключается в выборе одного из четырех действий:

• Do (сделать) — задачи, которые вы должны выполнить самостоятельно, их нельзя делегировать или убрать.
• Delegate (делегировать) — если у вас нет времени на задачу, перепоручите ее коллеге, ассистенту, секретарю и т.д.
• Delete (удалить) — иногда задача становится неактуальной и ненужной, в таком случае просто вычеркните ее из списка.
• Delay (отложить) — это сложные и объемные задачи, которые не должны быть выполнены срочно. В это время лучше выполнять более важные и срочные задачи, но не забудьте установить срок для выполнения отложенной задачи.

№14. Хронометраж

Система, которую можно использовать при необходимости узнать какое занятие занимает у вас больше времени, а на какие вы тратите меньше. Метод строится на анализе затраченного времени: мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом делаем анализ на что у нас уходит время. При помощи этого метода мы можем узнать сколько времени у нас уходит на главные и второстепенные дела, как мы распределяем его между сферами жизни, и на что чаще отвлекаемся. Эта система также помогает выявить “хронофагов” – те дела, которые забирают у нас больше всего времени.

№15. Система Тима Ферриса

Тим утверждает, что работа не должна занимать больше времени, но ваша концентрация внимания должна быть максимальна. Таким образом, время работы должно составлять 20%, но ваш фокус должен быть на наиболее важных задачах, все остальное время можно отвести на второстепенные и рутинные задачи.

В основе системы лежат два правила: первое — правило Парето, которое говорит, что 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе — известное как закон Паркинсона, сообщает, что во время работы вы должны быть максимально сконцентрированы на ней. Важно помнить, что такая система подходит людям с гибким графиком, представителям творческих профессий и фрилансерам, которые сами планируют время на выполнение той или иной задачи.